Adjoint de direction

Sommaire:

Relevant du vice-président – Finances corporatives, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique proactif dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de l’initiative. Vous apporterez votre soutien dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de la correspondance, de l’agenda, de l’organisation d’événements et de la production de documents.

De plus, vous réaliserez des mandats plus spécifiques aux finances et effectuerez certains travaux à caractère confidentiel.

Adjoint administratif

Régulier

• Assurer l’organisation et un suivi rigoureux de l’agenda du Vice-président, tenir à jour l’agenda électronique et les convocations de réunions statutaires.
• Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres sous la responsabilité du vice-président et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence et d’autres réunions au besoin.
• Manipuler des documents et dossiers confidentiels.
• Planifier différentes réunions financières trimestrielles et élaborer le calendrier de suivi en lien avec les diverses instances.
• Effectuer le suivi d’approbation des rapports financiers annuels audités.
• Procéder à la distribution de rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels et planifier le dépôt de certains sur le site Web.
• Produire divers documents financiers et présentations pour le Conseil d’administration et ses comités, et coordonner le dépôt de la documentation requise dans les délais prescrits.
• Préparer lettres, notes de service, rapports, présentations et autres documents, assurant la qualité du français et de l’anglais.
• Collaborer étroitement avec la direction de la fiscalité dans le traitement d’un dossier spécifique à suivre rigoureusement, en garantissant la confidentialité stricte de l’information et la préparation de certains formulaires.
• Participer activement à l’élaboration de présentations PowerPoint et à la production de certains formulaires en PDF dynamique.
• Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train) et compléter les notes de frais du vice-président.
• Préparer les bons de commande et les paiements de factures à des fournisseurs.
• Réserver des salles de réunion et voir à leur organisation, y compris celles requises pour les besoins d’audit annuel pour les auditeurs externes.
• Participer à la planification et à la préparation du dossier d’audit annuel et produire divers documents requis par les auditeurs externes.
• Coordonner et produire le dossier de déclaration de dépôts garantis pour l’AMF.
• Gérer le dépôt et les mises à jour des documents financiers sur le site intranet de la Vice-présidence.

• Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
• Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction au sein de grande organisation.
• Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat).
• Facilité dans la rédaction de textes et la préparation de présentations PPT.
• Maîtrise avancée du français à l’oral et à l’écrit et connaissance avancée de l’anglais.

Beneva souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à soumettre leur candidature.

Raison d’être :
Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d’esprit et nous contribuons au bien‑être de la collectivité.