Adjoint; e à la Gestion. Centre Financier

Gérer les frais de bureau des conseillers, les dépenses qui y sont liées, et les Conventions d’utilisation d’un espace désigné; tenir à jour le Registre du centre financier et le Rapport d’occupation

Agir comme personne-ressource pour les rénovations et les problèmes continus du centre financier; soumettre les bons de travail pour les réparations qui doivent être faites dans des emplacements où il n’y a pas de CER

Accueillir les Clients, gérer la réception, dont l’ouverture et la fermeture du bureau, et diriger les Clients au besoin

Gérer et rapprocher les comptes bancaires et le compte de dépenses du centre financier, traiter les dépôts bancaires quotidiens (mandats-poste et paiements provenant de tiers)

Aider le chef de l’équipe des ressources (CER) à gérer le bloc de Clients de l’inventaire, s’assurer que les Clients sont bien attribués et cédés aux conseillers, et faire le suivi des activités liées à ce bloc; gérer les processus et les formulaires

Assurer en tout temps la confidentialité de la correspondance et de l’information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s’il y a lieu

Attribuer des nouveaux leads de recrutement provenant des initiatives de recrutement national (campagnes, offres d’emploi, etc.) au responsable du recrutement des conseillers ou au partenaire du développement des affaires, selon le cas

Soutenir les responsables du recrutement des conseillers durant l’approbation initiale (demande, protocole d’entente, activités extérieures)

Aider les leaders sur le terrain à inscrire les candidats au PQAP

Télécharger tous les documents requis dans Salesforce jusqu’à l’autorisation des nominations

Aider les leaders sur le terrain à remplir les demandes d’assurance de responsabilité professionnelle des candidats au moment de leur nomination

Commander les ordinateurs des candidats

Assurer la liaison avec les équipes du siège social tout au long du processus, au besoin

Coordonner les interactions entre les candidats et les leaders sur le terrain pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats

Gérer les courriels de la boîte de réception générale, trier et distribuer le courrier provenant du siège social, recevoir et gérer le personnel des services de messagerie, répondre efficacement à toutes les demandes de renseignements ou transmettre ces demandes à la personne ou au service approprié

Offrir un excellent soutien administratif, être précis et structuré; s’occuper de la tenue des dossiers et respecter les pratiques relatives au calendrier de conservation des documents de la Sun Life; gérer le courrier et la salle des fournitures; voir à l’attestation du matériel de marketing et s’occuper des fournitures du centre financier

Effectuer le nettoyage et la réinitialisation de l’équipement

Aider les dirigeants locaux en préparant des présentations et en gérant les tâches administratives liées aux événements et aux réunions du CF (coordination d’événements, rencontres de recrues aux postes de…