Adjoint exécutif

TORQ Le Groupe recherche un ou une adjointe exécutive polyvalente, rigoureuse et proactive pour soutenir le président, la vice‑présidente et l’équipe dans leurs opérations quotidiennes.

La personne jouera un rôle clé dans la gestion administrative, la planification stratégique, la coordination des projets ainsi que dans la préparation et la rédaction des documents variés dont ceux reliés aux dépôts de financement
.

Cette personne agira comme point central de l’organisation, en optimisant les processus internes et en utilisant activement les outils d’intelligence artificielle pour améliorer l’efficacité, la rédaction et la gestion de l’information.

Ce rôle s’adresse à une personne autonome, proactive, professionnelle, ayant une facilité avec les outils informatiques, dotée d’un excellent sens des priorités et motivée par l’environnement créatif de la production audiovisuelle.

• Appui à la VP au besoin pour affichage de poste, triage de CV et mise à jour des documents internes reliés au RH.
• Assurer l’intégration des nouveaux employés et préparer le matériel nécessaire.
• Gérer les ressources matérielles, la logistique de bureau, l’entretien des espaces de travail dont la gestion des cartes d’accès et suivi avec les fournisseurs.
• Planifier et organiser les réunions internes, rencontres externes et événements professionnels.
• Gérer les abonnements corporatifs (AQPM, Gémeaux, tables sectorielles, etc.).
• Tenir à jour et assurer la conformité de la nomenclature documentaire sur les serveurs partagés et gestion de l’archivage au besoin.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et outils internes (dont l’IA). Entre autres, mettre en place un outil tel que « Docusign » pour la gestion des signatures et documentation.

• Maintenir le calendrier des dépôts (SODEC, Téléfilm, Québecor, FMC, etc.).
• Collaborer étroitement avec les chargés de projets et dirigeants pour :
• la rédaction,
• la préparation et
• la mise à jour de documents requis pour les dépôts.
• Coordonner les livrables nécessaires aux demandes de financement.
• Compléter des fiches de production, formulaires et dossiers associés.
• Tenir à jour le registre des codes Isan et autres listes pertinentes.
• Effectuer les inscriptions aux festivals, galas et autres plateformes professionnelles.
• Gérer les demandes d’achats et d’autorisation de droits de contenus.
• Assurer des suivis auprès des partenaires, collaborateurs et organismes.
• Suivis avec les distributeurs, prospection et planification des marchés.

• Maintenir une rigueur organisationnelle dans les dossiers de direction dont le suivi de rencontres en lien avec la planification stratégique.
• Préparer, planifier les réunions, partager les résumés de réunions, suivis d’actions et éléments à prioriser.
• Contribuer à la rédaction, traduction, la mise en forme et la révision de documents corporatifs.
• Rédiger ou coordonner les communications internes et externes (infolettres, cartes, annonces, etc.).
• Gérer la boîte courriel (tri, réponses, redirections).

(Niveau léger — compréhension intermédiaire = atout)

• Effectuer le traitement des comptes de dépenses, remboursements mensuels de KM et pièces justificatives.
• Préparer les états de cartes de crédit pour approbation et suivi.
• Soutenir la contrôleure et la technicienne comptable lors de périodes plus chargées.
• Participer à certains suivis simples de recevables au besoin.

• Diplôme collégial en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe.
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
• Aisance avec les outils d’intelligence artificielle (ex. ChatGPT, outils de mise en forme, résumés, automatisations simples) et capacité à les intégrer au travail quotidien.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365, SharePoint et outils collaboratifs.
• Forte capacité d’organisation, de gestion des priorités et de travail autonome.
• Proactivité, sens de l’initiative, jugement professionnel et souci du détail.
• Respect absolu de la confidentialité et grande fiabilité.

• Anglais intermédiaire, à l’oral comme à l’écrit.
• Expérience en production audiovisuelle, télévision ou cinéma.
• Connaissance des programmes de financement (SODEC, Téléfilm, FMC, Fonds Québecor, etc.).
• Expérience antérieure en soutien exécutif.
• Intérêt pour l’industrie créative et le milieu culturel.