Agent ou agente de soutien administratif, classe principale

Location: Lévis

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants      et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante,      qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes,      qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi :
Agent ou agente de soutien administratif, classe principale

Numéro de référence :
1950

Direction :
Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)

Service :
Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi :
Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat :
Marie-Lise Mathieu

Lieu de travail :
Cégep de Lévis, campus de Saint-Romuald : 970, de la Concorde, Lévis, Qc.

Statut de l'emploi :
Régulier à temps complet

Horaire de travail :
lundi au vendredi, de 8 h 00 à 16 h 00

Échelle salariale :
Min : 26,51 $    Max : 32,44 $

Entrée en fonction prévue :
Dès que possible

AFFICHAGE

Début d'affichage :

Fin d'affichage : , 23 h 59

DESCRIPTION DU POSTE

Poste régulier à temps complet

Sous la responsabilité de la coordonnatrice à la Direction de la formation continue et des services aux entreprises, la personne titulaire du poste d’agent.e de soutien administratif classe principale contribue principalement à la gestion des opérations et au suivi des clientèles de son secteur d’activités. Elle est responsable de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, organisation des activités de formation, compilation de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, gestion budgétaire, etc.)

permettant de mener à bien les dossiers de ces activités. De plus, elle apporte un soutien administratif aux autres secteurs de la DFCSE, par exemple au niveau de l’organisation d’activités et d’événements en lien avec ses responsabilités.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

La personne titulaire de ce poste, dans les limites de ses responsabilités, peut être appelée à :

Coordonner des travaux administratifs

Assurer l’organisation et le suivi de toutes les activités sous sa responsabilité, à distance et en présence

Organiser les activités reliées à son secteur

Gérer les activités, incluant l’accueil, le support à la clientèle et aux personnes enseignantes, la facturation et le suivi administratif, entre autres

Maintenir à jour des calendriers, des programmations, des sites web, etc.

Gérer des comptes et des plateformes numériques comme ZOOM, Splashtop, Moodle, etc.

Faire les impressions dans Repro VE

Gérer les Planners et échéanciers en lien avec son secteur d’activité

Travailler en étroite collaboration avec les conseillèr.es pédagogiques et la coordonnatrice

Coordonner les suivis entre les personnes enseignantes, les     conseillèr.es pédagogiques    ,     la clientèle de son secteur et les autres partenaires internes et externes,     en lien avec la logistique de toutes les activités sous sa responsabilité

Utiliser les différents outils technologiques à sa disposition, comme Clara, Omnivox et Microsoft 365, entre autres, dans le cadre de ses fonctions, incluant la production de rapport, le suivi budgétaire, la réservation de locaux, etc.

Gérer les communications avec les     personnes enseignantes    , la clientèle de son secteur et les partenaires internes et externes

Produire des rapports détaillés, selon les besoins

Compiler différentes statistiques

Assurer un soutien administratif au processus d’inscription et/ou d’admission de la clientèle de son secteur d’activité

Assurer un excellent service à la clientèle

Procéder au…