Agent; e de secrétariat

Agent(e) de secrétariat
Poste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail
Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons :

• Projets passionnants;

• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;

• Conciliation travail / vie personnelle;

• Programme d’assurance collective complet;

• Régime de retraite à prestations déterminées;

• Accès à un gym 7 jours sur 7;

• Carte OPUS.

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du chef – soutien aux projets, la personne assume le secrétariat du Service en supportant son supérieur dans ses activités et en assistant le personnel du Service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Produit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou correspondance, incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.

• Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles.

• Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.

• Tient à jour l’agenda du ou de la chef : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.

• Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes-rendus.

• Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis.

• Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.

• Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.

• Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.

• Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.

• Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis.

• Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.

Tâches plus spécifiques :

• Fait le suivi de l’état/approbations de documents tels que : dessins d’atelier, avis de changement, contrats, quittances, etc. et s’assure de la distribution de toute révision de documents aux intervenants concernés.

• Organise les visites des partenaires et fournisseur et maintient à jour le calendrier des visites et déplacements.

• Prend part à la mobilisation et la démobilisation physique de chantiers en matière d’ameublement, de fournitures de bureau, de télécommunications, stationnement, etc.

• Supporte l’équipe dans la préparation des rapports périodiques et des présentations de reddition de compte pour chaque projet.

PROFIL RECHERCHÉ

• D.E.P. en secrétariat

• 2 ans d’expérience pertinente

• Connaissance approfondie du français écrit

• Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

• Connaissance de base de l’anglais écrit