Adjoint.e exécutif.ve

Adjoint
· e exécutif
· ve à la directionL’ENTREPRISE

Société immobilière Bruno Roussin (SI ) est une entreprise familiale propriétaire-gestionnaire de près de 1 000 000 pi² d’espaces industriels et commerciaux de grande qualité à Québec. Forte de 45 ans d’expérience, SI  demeure activement impliquée dans la gestion quotidienne de ses immeubles tout en étant en constant développement.

Relevant de la direction, l’adjoint
· e exécutif
· ve joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel de l’entreprise. La personne titulaire assure le soutien administratif de trois vice-présidents et du contrôleur financier, en plus de coordonner les activités quotidiennes, le suivi des dossiers confidentiels, la gestion des communications ainsi que l’organisation administrative liée aux opérations immobilières, à la location, au développement des affaires et à toute autre tâche de soutien aux administrateurs de la société.

• Assurer le soutien administratif quotidien de trois vice-présidents et du contrôleur financier;
• Gérer les agendas, les réunions, les déplacements et les suivis administratifs de la direction;
• Préparer, réviser et mettre en page divers documents professionnels;
• Effectuer les suivis auprès des clients, locataires, partenaires et fournisseurs;
• Gérer les communications, appels et courriels de la direction;
• Assurer le suivi des priorités et des échéanciers des différents dossiers.

• Participer à la préparation et au suivi des baux commerciaux et industriels, des offres de location et des addendas;
• Assurer le classement et la gestion des dossiers immobiliers;
• Effectuer le suivi des échéances de renouvellement et des obligations contractuelles;
• Maintenir à jour les bases de données, tableaux de suivi et différents outils à développer pour le suivi de l’entretien et des réparations des immeubles;
• Coordonner certains échanges avec le contremaître et l’équipe d’entretien et de réparations;
• Coordonner certains échanges avec les fournisseurs, les institutions financières, etc.

• Organiser les réunions, les visites d’immeubles et les événements corporatifs;
• Préparer des présentations, rapports et documents de réunion;
• Participer à la coordination de projets spéciaux et aux suivis opérationnels;
• Assurer un haut niveau de confidentialité dans la gestion des informations.

• Assister le contrôleur financier dans certaines tâches administratives et certains suivis;
• Effectuer les appels de suivi ou les rappels par courriel concernant les loyers à recevoir;
• Participer à l’amélioration des procédures administratives;
• Accomplir toute autre tâche connexe liée au soutien de la direction.

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités;
• Esprit de synthèse et capacité à colliger l’information d’un dossier et à la présenter en temps et lieu;
• Grande discrétion et professionnalisme;
• Sens de l’initiative et autonomie;
• Excellentes aptitudes en communication;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique;
• Connaissance de l’anglais, un atout.

• Formation en administration, en bureautique ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente;
• Expérience pertinente dans un poste de soutien à un gestionnaire dans un contexte d’entreprise privée;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance de l’anglais;
• Maîtrise avancée des outils informatiques liés au soutien administratif et capacité d’apprentissage de nouveaux outils technologiques pertinents.

• Poste permanent à temps partiel;
• Horaire de 20à 25heures par semaine;
• Flexibilité d’horaire incluant 50 % en présentiel;
• Salaire concurrentiel selon l’expérience;
• Environnement professionnel et collaboratif;
• Avantages sociaux selon l’employeur.