Adjoint•e à l’administration

Faisant partie d’une équipe administrative mutualisée entre deux organismes culturels phares de Trois-Rivières et sous la supervision de la direction générale, l’adjoint
• e à l’administration assure le soutien administratif quotidien de la Fondation les Forges (qui organise le Festival international de la poésie de Trois-Rivières) ainsi que du Salon du livre de Trois-Rivières. Cette personne contribue au bon déroulement des opérations courantes, particulièrement en période de programmation et d’événements.

• Temps plein (35 heures par semaine)
• Salaire concurrentiel à déterminer selon l’échelle salariale des organismes
• Être disponible pour travailler les soirs et fins de semaine lors des événements

Équipe stimulante, engagée et à l’écoute, possibilité de télétravail

Lieu du poste :
Trois-Rivières

• Tenue à jour des dossiers administratifs et des bases de données (membres, partenaires, bénévoles, artistes)
• Rédaction, mise en forme et révision de documents (lettres, comptes rendus, procès-verbaux)

• Suivi des factures, dépôts et paiements
• Collaboration avec la firme chargée de la vérification comptable pour la préparation des rapports financiers
• Suivi des demandes de subvention (échéanciers, documents requis)

• Coordination logistique (réservations de salles, hébergement, transport des artistes)
• Gestion des contrats et ententes avec artistes, fournisseurs et partenaires

• Accueil du public, des artistes et des partenaires
• Suivis auprès des partenaires

• Coordination des horaires de bénévoles
• Soutien au recrutement et à l’accueil des bénévoles
• Expérience en tenue de livre et comptabilité
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit; anglais et/ou espagnol fonctionnels un atout
• Maîtrise de la suite Office et/ou Google Workspace
• Sens de l’organisation, autonomie et polyvalence
• Capacité à travailler sous pression, notamment en période d’événement
• Intérêt marqué pour le milieu culturel et littéraire un atout

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature.