Adjointe administrative ou adjoint administratif à la direction du Centre Eau Terre Environnement

Adjointe administrative ou adjoint administratif à la direction du Centre Eau Terre Environnement

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L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l’échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700 employé.e.s ont à cœur de soutenir l’innovation et l’excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.

Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.

Au sein de l’équipe de la direction au Centre Eau Terre Environnement, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d’une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.

Vous serez appelé.e à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et à la rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation ainsi qu’au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Vous faciliterez la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre.

Plus spécifiquement, vous assumerez les tâches et responsabilités suivantes :

• Tenir à jour l’agenda de la direction, planifier les rencontres, en informer les personnes concernées, rassembler la documentation pertinente et assurer un support logistique aux rencontres.
• Assister le directeur en lien avec le suivi des dossiers, de même que le rappel des échéances. Préparer la documentation de différents dossiers pour les réunions des instances du Centre.
• Organiser les réunions du directeur, certains comités, les assemblées professorales du Centre, et, y assister lorsque requis pour prendre des notes, afin de rédiger les procès-verbaux et faire les suivis appropriés.
• Voir à la transcription de documents, de lettres, de rapports et effectuer leur mise en page. Procéder à la mise à jour des données dans les systèmes appropriés ainsi qu’à la compilation de statistiques pour divers rapports. Concevoir des registres ainsi que des tableaux et veiller à leur actualisation.
• Planifier et organiser les déplacements de la direction, effectuer les réservations, préparer les rapports de dépenses et réaliser les suivis administratifs requis.
• Recevoir et traiter les communications. Accueillir les visiteurs au besoin. Procéder au traitement du courrier ainsi que des courriels et veiller au suivi. Déterminer les urgences, les transmettre aux personnes concernées et assurer la prise en charge de celles-ci.
• Agir à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collaborer avec le personnel de l’INRS, de même que les intervenant.e.s externes.
• Effectuer des recherches, rassembler des informations, documenter des dossiers pouvant avoir un caractère confidentiel, et ce, afin d’en favoriser l’analyse pour ainsi faciliter la prise de décision. Rédiger des rapports synthèses.
• Apporter un appui aux comités de sélection des professeur.e.s et assurer le suivi des dossiers avec le directeur (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, planification des rencontres du comité de sélection et des horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).
• Tenir à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à votre champ d’activité.
• Effectuer le classement de dossiers ainsi que ceux du directeur et procéder à leur archivage conformément au système en vigueur.
• Recueillir, vérifier et analyser les demandes relatives à la gestion des…