Projectsecretaris

Functieomschrijving

Voor een opdrachtgever zoeken wij een Projectsecretaris met overzicht, rust en een proactieve houding. 24 uur p/w, max. €86,50/u, 2 kantoordagen per week. Bij voldoende geschikte kandidaten sluit de aanvraag.

• Detachering (loondienst); optie tot verlenging; 5x 12 maanden
• Eisen & wensen graag uitschrijven in het CV
• Beoordeling op eisen (knock-out) en daarna op wensen. In de aanbieding moeten eisen en wensen + mate van passendheid expliciet benoemd worden.
• i.v.m. AVG gelden expliciete voorwaarden voor het aanbieden van CV’s (zoals opgenomen in de originele aanvraagtekst).

De opdrachtgever is een grote organisatie binnen het domein infrastructuur en waterbeheer
.

In de periode 1926–1936 is in een grote rivier een samenhangend systeem van 7 waterkunstwerken aangelegd. Deze objecten zijn bijna 100 jaar oud en bereiken het einde van hun levensduur. Om te bepalen wat de beste lange‑termijnoplossing is, is eind 2021 een vervangings‑ en renovatieproject gestart. De planfase kent drie fasen: A, B en

C.

• Fase A: definitiefase, eindigt met plan van aanpak voor fase B
• Fase B: verdieping, eindigt met advies per object: vervangen of renoveren
• Fase C: uitwerken keuzes tot maakbare oplossingen per object, eindigt met een beslismoment waarna realisatie start

Eind 2023 is fase A afgerond inclusief plan van aanpak voor fase

B. Fase B bestaat uit drie volgordelijke stappen:

Voor de uitvoering van fase B en C is een raamovereenkomst met een ingenieursbureau afgesloten. Binnen die overeenkomst worden nadere opdrachten uitgezet om gefaseerd de planfase te doorlopen.

• Zelfstandig en proactief uitvoeren van projectsecretariële werkzaamheden (administratief, secretarieel, informatievoorziening) om het team te ontlasten
• Organiseren van vergaderingen, bewaken dat relevante onderwerpen worden behandeld en zorgen voor zorgvuldige verslaglegging
• Coördineren van informatiestromen
• Organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met interne en externe stakeholders
• Maken van afspraken / reserveren van vergaderruimtes
• Complex agendabeheer
• Tegenlezen van documenten op taal/grammatica en opmaak
• Onboarding-checklist voor nieuwe teamleden beheren
• Verzorgen van (uitgaande) post e.d.
• Organiseren van teambuilding en verbindende rol in het team
• Verzorgen van kaarten/attenties bij verjaardagen, jubilea, geboorte, ziekte
• Bijhouden van projectinterne overzichten/documenten (bijv. vakantieplanning, organogram, teamafspraken)

Minimaal 2x per week op kantoor. Er zijn twee vaste kantoordagen op locaties in Zuid‑Nederland.

Je bent aantoonbaar de “smeerolie” binnen het project: je creëert overzicht en rust en bent proactief en benaderbaar. Door projectinformatie goed voorbereid en op orde te hebben, weet het team waar het aan toe is en verlopen processen beter.

Ja

• Resultaatgedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend, verbindend
• Plannen, organiseren en structureren
• Klantgericht
• Netwerker
• Zelfstandig
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Sterke schriftelijke communicatie
• Accuraat