Office Coordinator

Descrizione del ruolo:
Sei una persona organizzata, proattiva e con eccellenti capacità comunicative? Allora potresti essere la persona che stiamo cercando! Come Office Coordinator, sarai il cuore pulsante delle nostre attività di front e back office, garantendo un ambiente di lavoro armonioso e ben organizzato.

Responsabilità principali:
Organizzazione delle trasferte aziendali

Gestione dei rapporti con agenzie di viaggio, convenzioni e contratti.

Ricerca e selezione di nuovi fornitori per servizi legati ai viaggi.

Raccolta delle informazioni relative alle trasferte: date, destinazioni, finalità e preferenze.

Prenotazione di voli, hotel, noleggio auto e altri servizi in linea con le policy aziendali.

Gestione logistica completa delle trasferte (trasporti, eventi, riunioni esterne, check-in/check-out).

Invio puntuale ai dipendenti delle conferme e dei dettagli di viaggio.

Gestione di richieste particolari, come esigenze specifiche della direzione.

Verifica di visti e documenti necessari per i viaggi internazionali.

Archiviazione ordinata di documenti e informazioni di viaggio.

Assistenza al personale durante i viaggi per risolvere eventuali imprevisti.

Attività di supporto alla Direzione Generale

Pianificazione di appuntamenti, riunioni ed eventi in collaborazione con la Direzione.

Programmazione di meeting interni ed esterni in base alle disponibilità.

Invio di inviti, promemoria, conferme e gestione di variazioni o cancellazioni.

Coordinamento con stakeholder interni ed esterni per la pianificazione.

Supporto operativo al Direttore Generale su attività quotidiane (viaggi, auto, dispositivi, assicurazioni, sinistri, ecc.).

Attività di segreteria generale

Gestione archivio di segreteria (pratiche, documenti, contratti).

Gestione quotidiana dell’ufficio (ordini cancelleria, assistenza IT, libro firma).

Coordinamento con i fornitori: richiesta preventivi, gestione fatture, pianificazione interventi.

Gestione e smistamento di telefonate e corrispondenza (in entrata e uscita).

Accoglienza ospiti.

Gestione operativa e supporto interno

Proposte di spesa del dipartimento fino al budget autorizzato.

Compilazione e verifica delle richieste di acquisto (RDA), in supporto all’amministrazione.

Pianificazione delle riunioni aziendali: gestione calendario, prenotazione spazi e risorse.

Coordinamento servizi accessori (catering, traduzioni, ecc.).

Organizzazione percorsi di job rotation per i nuovi assunti.

Gestione delle SIM e dei telefoni aziendali.

Gestione operativa degli acquisti, manutenzioni e servizi relativi alla flotta aziendale (fleet management operativo).

Facilities management

Controllo degli spazi comuni.

Supervisione del personale di pulizia, autista, giardiniere.

Coordinamento degli interventi di manutenzione.

Monitoraggio del rispetto delle procedure aziendali nell’area di competenza, per garantire efficienza e produttività.

Requisiti minimi:
Diploma di scuola media superiore.

Ottima conoscenza della lingua inglese, sia scritta che parlata.

Ottima conoscenza del pacchetto Office 365.

Esperienza precedente in ruoli simili sarà considerata un plus.

Cosa offriamo:

Un pacchetto retributivo competitivo  euro), commisurato alle tue capacità e competenze.

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