Job Description & How to Apply Below
Realtà italiana indipendente specializzata in design, innovazione e trasformazione organizzativa. Supporta aziende e organizzazioni complesse nella progettazione di servizi digitali, processi e modelli di business, integrando competenze strategiche, comunicazione e soluzioni AI per generare valore concreto nel tempo.
Ricerca un/a People e Board Assistant | Categoria Protetta L.68/99.
La risorsa verrà inserita nel team office support ed avrà le seguenti responsabilità:
Gestire agenda, appuntamenti, priorità e follow-up del CEO e dei membri del Board.
Presenziare alle riunioni e redigerne i verbali (50% delle attività).
Organizzare meeting interni ed esterni, riunioni istituzionali, incontri con stakeholder, partner, consulenti, clienti o investitori.
Preparare materiali, documentazione, briefing e informazioni utili a supporto degli incontri executive.
Presidiare scadenze, promemoria, task aperti e azioni successive alle riunioni del CEO e del Board.
Gestire comunicazioni operative e organizzative per conto del CEO e del Board, assicurando tono, precisione, riservatezza e tempestività.
Supportare la gestione di priorità trasversali, facilitando il coordinamento tra CEO, Board, leadership team e funzioni interne.
Supportare l'organizzazione delle riunioni del Board, dei comitati e degli incontri di governance.
Coordinare calendari, convocazioni, sale, collegamenti da remoto, materiali preparatori e documentazione post-meeting.
Curare la raccolta, l'organizzazione e la distribuzione controllata di documenti, presentazioni, verbali, report e materiali riservati.
Monitorare action point, decisioni e follow-up emersi dalle riunioni del Board, assicurando tracciabilità e avanzamento.
Collaborare con consulenti esterni, advisor, legali, amministrazione e funzioni interne per la preparazione dei materiali necessari.
Garantire massima riservatezza nella gestione di informazioni sensibili, strategiche, economiche, organizzative o societarie.
Contribuire al coordinamento operativo di attività che coinvolgono più funzioni aziendali.
Collaborare e contribuire alle attività di Segreteria Operativa People in quanto a travel management, cura degli spazi, accoglienza e supporto negli eventi aziendali e nella loro organizzazione.
Supportare progetti speciali promossi da CEO, Board o leadership team.
Facilitare la circolazione delle informazioni tra le funzioni, evitando dispersioni, sovrapposizioni o ritardi.
Raccogliere fabbisogni organizzativi e operativi, indirizzandoli verso le funzioni competenti.
Collaborare con People, Procurement, Finance, IT e Office Management per assicurare continuità e qualità nell'esecuzione delle attività.
Organizzare trasferte, viaggi, pernottamenti, spostamenti e accoglienza per CEO, Board, ospiti executive e stakeholder rilevanti.
Coordinare meeting esterni, pranzi, cene, eventi istituzionali e momenti di rappresentanza.
Garantire un'esperienza di accoglienza curata, coerente con il posizionamento aziendale e adeguata al livello degli interlocutori.
Gestire eventuali esigenze personali-professionali collegate all'operatività del CEO e del Board, nel rispetto dei confini del ruolo e delle policy aziendali.
Preparare agende, ordini del giorno, minute operative, sintesi e follow-up meeting.
Raccogliere input dai partecipanti, consolidare materiali e assicurare che i documenti siano pronti nei tempi previsti.
Tenere traccia delle decisioni prese, delle responsabilità assegnate e delle scadenze concordate.
Supportare la predisposizione di presentazioni, report, note informative e documenti di sintesi.
Contribuire all'organizzazione di eventi aziendali, istituzionali o di rappresentanza con particolare attenzione alla partecipazione del CEO e del Board.
Coordinarsi con Segreteria People e Procurement per logistica, fornitori, catering, materiali, ospitalità e allestimenti.
Presidiare la qualità dell'esperienza degli ospiti e degli stakeholder coinvolti.
Il/la candidato/a dovrà avere esperienza in ruoli di office management in contesti dinamici, preferibilmente start up.
La conoscenza della lingua inglese a livello B2 e l'appartenenza alle Categorie Protette è un requisito fondamentale.
Si offre un contratto…
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