Executive Office Manager; M​/W​/D

Position: Executive Office Manager (M/W/D)
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.

Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz:
Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

Ihre Aufgaben Unterstützung der Geschäftsführung

Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen

Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PECErstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen Koordination und Nachverfolgung von Anfragen,

Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung

Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente Dokumentenmanagement & Organisation Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs Koordination administrativer und organisatorischer

Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation Institutionelle Kommunikation Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung

Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern

Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing

Ihr Profil Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz

Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse;  gute Englischkenntnissevon Vorteil Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern Was das Unternehmen bietet

Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung

Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten

Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen Einstufung in die 1. oder
2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert