Administratief medewerker evenementen

Risico & Crisisbeheersing

Ben jij een proactieve en gestructureerde professional met oog voor detail? Schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, behoud je overzicht in een dynamische omgeving en wil je bijdragen aan maatschappelijke veiligheid? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe administratief medewerker voor ons team Evenementen binnen de afdeling Risicobeheersing.

• Je bent het middelpunt van een dynamisch team, bij jou begint het proces, er komen stukken, vergaderverzoeken en andere vragen binnen die je doorzet naar de juiste collega;
• Je ontvangt adviesaanvragen van de gemeenten, checkt deze op volledigheid, verwerkt deze administratief in ons systeem en zet ze door naar de juiste partners;
• Je bent alert tijdens het teamoverleg zodat je de inhoud, te ondernemen acties en besluiten correct vastlegt;
• Je hebt een belangrijke rol in de communicatie via e-mail, telefoon en het ontvangen van bezoekers;
• Je ondersteunt het team door onder andere het doen van bestellingen, inkoopadministratie, reserveringen van ruimtes en dienstvervoer;
• Je ondersteunt de teamlead door haar agenda te beheren.

• … houdt ervan om zaken goed te regelen en brengt structuur waar dat nodig is. Je schakelt makkelijk tussen detail en overzicht en blijft rustig als er onverwachte zaken tussendoor komen. Je bent zorgvuldig, integer, zelfstandig, proactief, dienstverlenend en representatief. Jij hebt de juiste mentaliteit: toewijding en werkhouding vinden we belangrijker dan specialistische skills, die leren we je graag.
• Heb je mbo werk- en denkniveau;
• Heb je ervaring in een administratieve functie of als secretaresse/management assistent;
• Ben je een kei in notuleren en haal je energie uit het secuur vastleggen van besluiten en acties;
• Beheers je de belangrijkste applicaties uit het Microsoft Office-pakket, kennis van het zaaksysteem Mozard is een pré;
• Ben je zorgvuldig, zelfstandig, proactief, dienstverlenend en representatief;
• Ben je een aanpakker die zich niet snel uit het veld laat slaan;
• Heb je affiniteit met evenementen en vind je het leuk om in deze dynamische omgeving te werken.

Als administratief medewerker werk je in twee teams. Hiërarchisch val je onder het Bedrijfsbureau Risico en Crisisbeheersing. Het bedrijfsbureau verzorgt de administratieve, secretariële en managementondersteuning voor vijf afdelingen binnen Risico- en Crisisbeheersing.

Het team bestaat uit 16 collega’s, verdeeld over vier locaties:
World Port Center (Rotterdam), Frobenstraat (Rotterdam), Spijkenisse en Vlaardingen. We werken nauw samen in een open en collegiale sfeer, waarin initiatief nemen, meedenken en elkaar versterken centraal staan. Waar mogelijk werk je vast binnen een team, maar we blijven flexibel en schakelen wanneer de organisatie daarom vraagt. Het kan dus zijn dat je als ondersteuner in de toekomst op een ander team ingezet wordt.

Voor nu zoeken we versterking voor Team Evenementen. Hier werk je het grootste deel van je week samen met collega’s die gemeenten adviseren over risico’s rondom evenementen en demonstraties. Denk hierbij aan brandveiligheid, crowdmanagement, bereikbaarheid, bluswatervoorziening, medische inzet en externe veiligheid. Bij ons ben je onderdeel van het team Evenementen. We ondersteunen elkaar, werken nauw samen en vinden het belangrijk dat iedereen zich gezien en betrokken voelt.

• Je wordt ingeschaald in schaal 6 met een salaris van €2.466 tot €3.643 bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week);
• Het betreft een functie voor 24 uur per week verdeeld over minimaal 3 dagen waarbij vrijdag een verplichte dag is;
• Wij werken hybride. Thuiswerken en werktijden stem je af met je team en leidinggevende waarbij het uitgangspunt is dat je in deze functie minimaal twee dagen op kantoor werkt. Wanneer je thuis werkt heb je recht op thuiswerkvergoeding;
• Je ontvangt een flexibele toeslag van 18,63%. Extra verlofuren, een nieuwe fiets, vakantiegeld? Het kan allemaal!;
• Vitaliteit en gezondheid vinden wij belangrijk, daarom hebben we een fitnessregeling van maximaal €20 netto per maand of de mogelijkheid om op werklocatie te sporten;
• Wij hanteren een gunstige pensioenregeling bij het ABP: wij betalen 2/3e van…