Managementassistent

Ben jij een proactieve organisator die energie krijgt van het ondersteunen van managers in een dynamische omgeving? Kun jij moeiteloos schakelen tussen agenda's, prioriteiten en verschillende stakeholders? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Managementassistent ondersteun je de Chief Information Security Officer (CISO) en Manager Office of the CIO (oCIO) van het Havenbedrijf Rotterdam. In deze rol ben je een belangrijke spil binnen de het team s . Je zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en administratieve processen soepel verlopen, zodat beide managers zich kunnen richten op hun strategische en operationele verantwoordelijkheden.

Je werkt nauw samen met collega's binnen cybersecurity, informatiemanagement en digitalisering en hebt veel contact met interne en externe stakeholders. Je maakt daarnaast deel uit van het Support/Secretariaatscluster en helpt collega's bij afwezigheid en drukte.

Je komt te werken in een organisatie waar digitalisering, informatievoorziening en cybersecurity een belangrijke rol spelen. Vanuit jouw ondersteunende rol lever je direct een bijdrage aan een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie. Je krijgt daarbij veel ruimte om initiatief te nemen, jezelf verder te ontwikkelen en samen te werken met professionals binnen een vakgebied dat continu in beweging is.

Jouw kentaken:

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken voor de CISO en manager oCIO.
• Organiseren, voorbereiden en coördineren van interne en externe vergaderingen.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Opstellen, uitwerken en redigeren van correspondentie, verslagen en presentaties.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van management- en bestuursstukken.
• Coördineren van administratieve processen zoals inkoopaanvragen en factuurverwerking.
• Organiseren van teambijeenkomsten, workshops en andere evenementen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, leveranciers en andere stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning van beide managers.

Je bent servicegericht, organisatorisch sterk en weet goed het overzicht te bewaren. Je voelt goed aan wat er nodig is, werkt zorgvuldig en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.

Daarnaast beschik je over:

• Je beschikt over mbo-4 of hbo werk- en denkniveau, relevante ervaring in een ondersteunende functie en uitstekende communicatieve en administratieve vaardigheden.
• Je bent servicegericht, proactief en denkt vooruit. Je ontzorgt het management door werk te signaleren voordat het gevraagd wordt.
• Je bent organisatorisch sterk, brengt structuur aan en bewaart overzicht, ook wanneer er meerdere prioriteiten en deadlines spelen.
• Je werkt nauwkeurig, discreet en weet je communicatie af te stemmen op het vertrouwelijkheidsniveau van informatie.
• Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en bent vaardig met Microsoft 365. Affiniteit met IT, digitalisering of cybersecurity is een pre.

• Geweldige collega’s: Je werkt samen met betrokken collega’s en kunt (als je wilt) deelnemen aan een bruisend sociaal leven via onze actieve medewerkersnetwerken.
• Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en jouw impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om bij te dragen aan Europa’s grootste haven.
• Flexibele werkweek: 36 uur waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren (40 uur bespreekbaar).
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Ruime keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
• Vitaliteit en welzijn: Korting op sportschool en vers fruit op kantoor.
• Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring een max. startsalaris van € 3.886 bruto per maand (36 uur) met doorgroeimogelijkheden tot € 4.318 bruto per maand.
• Reiskostenvergoeding: Voor auto, fiets of 1e klas OV, wij zorgen voor een passende vergoeding.
• Flexibel beloningsbudget: 19,6% bovenop je maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Inzetbaar voor extra verlof, pensioen, duurzame investeringen of opleidingen.
• Dienstverband: Jaarcontract bij start.
• Pensioenregeling: Uits…