Document Controller

Een tekening wordt aangepast, maar buiten circuleert nog een vorige revisie. Een keuringsdocument mist een goedkeuring en ondertussen nadert de deadline voor het opleverdossier. Jij ziet zulke afwijkingen voordat ze ergens anders in het project een probleem worden. Als Document Controller in Rotterdam zorg je dat technische projectinformatie betrouwbaar door het project loopt. Je bewaakt versies, revisies, statussen, coderingen en reacties en zorgt dat projectteams altijd kunnen werken met de juiste informatie.

Je werkt aan civiele infrastructuur en andere technische projecten waarin grote hoeveelheden tekeningen, rapportages, werkplannen, keuringsdocumenten en opleverstukken worden uitgewisseld. Daar is goed documentbeheer geen administratie achteraf, maar een essentieel onderdeel van kwaliteit en projectbeheersing. Je bent daarom niet alleen degene die bestanden opslaat. Je weet waar een document zich in het proces bevindt, welke actie nog openstaat, welke versie geldig is en wanneer iets gereed is voor review, uitvoering of oplevering.

• Je registreert, beheert en archiveert technische projectdocumentatie gedurende verschillende projectfasen.
• Je bewaakt documentstatussen, revisies, versienummers, coderingen en autorisaties zodat altijd duidelijk is welke informatie geldig is.
• Je beheert onder andere tekeningen, rapportages, keuringsdocumenten, werkplannen, termijnstukken en opleverdossiers.
• Je werkt dagelijks in een Document Management Systeem en zorgt dat projectinformatie logisch gestructureerd, actueel en terugvindbaar blijft.
• Je controleert documenten op volledigheid, juiste metadata, codering, benaming en naleving van afgesproken documentprocedures.
• Je bewaakt review- en acceptatietermijnen, openstaande reacties en documenten waarop nog actie nodig is.
• Je ondersteunt collega's bij indieningsprocessen, documentprocedures en het correct gebruiken van het DMS.
• Je verzamelt en controleert documentatie voor audits, rapportages, overdrachten, opleverdossiers en het uiteindelijke projectarchief.
• Je signaleert fouten of onduidelijkheden in documentstromen en denkt mee over praktischere en betrouwbaardere werkprocessen.
• Je stemt dagelijks af met projectmanagers, engineers, werkvoorbereiders, kwaliteitsmedewerkers en andere projectteamleden.
• Je bewaakt de volledige document lifecycle zodat projectinformatie ook na ontwerp, uitvoering en oplevering betrouwbaar en controleerbaar blijft.
• Ervaring als Document Controller, documentbeheerder of projectondersteuner met duidelijke verantwoordelijkheid voor technische documentstromen.
• Ervaring binnen civiele techniek, infrastructuur, bouw, energie of een andere technische projectomgeving is een sterke pré.
• Je hebt ervaring met een Document Management Systeem of Electronic Document Management System en begrijpt hoe gestructureerd documentbeheer werkt.
• Je bent bekend met revisiebeheer, versies, documentcoderingen, metadata, archivering en het bewaken van documentstatussen.
• Je kunt grote hoeveelheden informatie gestructureerd verwerken zonder overzicht of nauwkeurigheid te verliezen.
• Je begrijpt dat de juiste projectinformatie direct samenhangt met kwaliteit, planning, veiligheid en een goede overdracht.
• Je communiceert duidelijk en durft collega's erop te wijzen wanneer documenten niet volgens de afgesproken werkwijze worden aangeleverd.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe documentmanagementsystemen en procedures snel eigen.
• Ervaring met bijvoorbeeld SharePoint, Relatics, VISI, Aconex, Dalux, Autodesk Construction Cloud of een vergelijkbaar systeem is welkom; je hoeft niet al deze systemen te kennen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed voor communicatie, procedures en projectdocumentatie.
• Een salaris tussen €3.200 en €4.400 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw ervaring met document control en technische projecten.
• Werk aan civiele infrastructuur en technische projecten in Rotterdam en omgeving.
• Een functie waarin je daadwerkelijk verantwoordelijkheid krijgt over projectinformatie, documentstromen en opleverdossiers.
• Werk waarmee je direct bijdraagt aan kwaliteit, voortgang en een beheerste overdracht van projecten.
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen richting senior document control, projectbeheersing, kwaliteitsmanagement of informatiemanagement.
• Samenwerking met projectmanagers, engineers, werkvoorbereiders en kwaliteitsprofessionals binnen technische projectteams.
• Goede arbeidsvoorwaarden passend bij jouw functie en ervaring.
• Persoonlijke begeleiding vanuit Munioo, met korte lijnen over jouw werk en professionele ontwikkeling.
• Een rol waarin jouw nauwkeurigheid ervoor zorgt dat collega's niet hoeven te zoeken,