Directiesecretaresse

z.s.m. voor 6 maanden (optie verlenging 3 x 6 maanden)

thuiswerken mogelijk:
Ja

Gemeente Rotterdam

Schaal 8

Als directiesecretaresse is het van belang dat jij goed kunt plannen en prioriteren en daarbinnen snel kan schakelen. Je beheert de complexe agenda en mailbox. Je denkt mee en neemt initiatief in het oppakken van zaken.

Je vindt het leuk om in een politiek bestuurlijke omgeving te werken en af te stemmen met secretariaten van de burgemeester, wethouders en directeuren. Aangezien je samen met je collega’s vier directeuren ondersteunt, is het kunnen werken in teamverband en flexibel zijn een must.

Als Directiesecretaresse beheers jij de Nederlandse taal tot in de puntjes maar ook discretie, omgevingsbewust zijn en gevoel voor verhoudingen hebben zijn onmisbaar in dit vak.

Jij weet als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en service voorop staan. In jouw rol moet je jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Dit alles vraagt om overzicht en stressbestendigheid.

Je hebt een proactieve instelling, opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel en blijft daarbij secuur en oplossingsgericht.

Daarnaast werk je binnen deze functie samen met andere directiesecretaresses in een hecht team. Het is belangrijk dat er goed onderling wordt samengewerkt. Het ontzorgen van de directie en het aanvoelen van hun behoeften in een dynamische omgeving waarin veel gebeurt, is belangrijk. Je stelt je proactief op en weet goed te schakelen tussen de verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. We zorgen voor een fijne, veilige en schone stad om in te wonen, werken en recreëren.

Het cluster Stadsbeheer is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van de stad Rotterdam, zowel boven- als ondergronds, en zorg voor een goed en veilig gebruik van de publieke ruimte door bewoners, bezoekers en bedrijven.

Het cluster Stadsbeheer bestaat uit de volgende onderdelen:

• Schone stad
• Openbare werken
• Toezicht & Handhaving en parkeren
• Dienstverlening
• Strategisch en bestuurlijk advies

• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse/managementassistente;
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dam 160.000 inwoners;

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met Microsoft Office;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met Oracle;
• Je hebt 2 jaar werkervaring binnen een hybride organisatie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

De afdeling Strategisch Bestuurlijk Advies (SBA) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SB en staat aan de lat voor directie-overstijgende en clusterbrede opgaves. In alles is de afdeling – als spin in het web – verbonden met de organisatie, directie en bestuur. Je vormt een team met de andere directiesecretaresses en
-adviseurs. Collega’s zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht
__________________