Adjointe administrative ou Adjoint administratif temporaire

Dans le cadre de ce poste, vous serez amené(e) à travailler dans différents services de la Ville afin d’assurer le remplacement des adjoint(e) s administratifs(ves) lors de diverses absences. Le nombre d’heures et de jours de travail peut donc varier d’une semaine à l’autre. Les quarts de travail sont généralement planifiés plusieurs jours, voire plusieurs semaines, à l’avance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Rédiger de la correspondance, divers rapports, des comptes rendus, des tableaux, des fiches ou des formules de tout genre pour le service;

Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, accueillir les citoyens ou visiteurs, les diriger, les informer et/ou prendre les messages et fixer les rendez-vous;

Fournir de l’information générale sur le service ou la municipalité;

Dépouiller, trier et distribuer le courrier du service;

Organiser et tenir à jour le classement de tous les dossiers de la direction et s’assurer du respect de la confidentialité et des suivis de dossiers;

Travailler en étroite collaboration avec le directeur du service et le/les autres collaborateurs en leur proposant, le cas échéant, des suggestions favorisant l’efficacité et la qualité du service offert aux citoyens;

Coordonner et exercer le suivi des contrats relatifs à son service;

Apporter son aide aux collègues de façon ponctuelle pour toute tâche selon ses habiletés et connaissances;

Collaborer à différents dossiers spéciaux ponctuels selon la demande de son supérieur;

Les tâches ci-haut énumérées ne constituent pas un énoncé exhaustif et limitatif des tâches connexes pouvant être reliées à la fonction.

EXIGENCES

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique et expérience pertinente;

Maîtrise des outils et équipements informatiques et bureautiques reliés à la fonction;

Excellente connaissance du français parlé et écrit;

Habileté à fournir adéquatement l’information requise par la clientèle ainsi qu’à faire preuve de tact, de courtoisie, de discrétion et de confidentialité dans la relation d’accueil;

Nous sommes à la recherche d'une personne compétente, débrouillarde, autonome et dynamique. Une capacité d'adaptation et un sens des responsabilités sont importants afin de pourvoir aux tâches diversifiées des différentes affectations.