Gerente de Oficina​/Oficial de Personal - Nivel

Beneficios

• 401(k)
• Coincidencia 401(k)
• Salario competitivo
• Seguro dental
• Seguro médico
• Tiempo libre remunerado
• Seguro de visión
• Recursos de bienestar

Administrar todos los aspectos de las operaciones diarias de la oficina principal con una amplia gama de funciones, incluyendo el procesamiento efectivo de los paquetes de acción del personal, taskers, gestión de registros y soporte a otros procesos empresariales de GEOINT Enterprise. El titular se asegurará de que la dirección de la Dirección Empresarial de GEOINT se mantenga informada sobre los temas, requisitos y desarrollos de alta prioridad.

• Capacidad para identificar, investigar, analizar, gestión, ejecutar y desarrollar informes de taskers que representan los taskers recibidos a través de la herramienta N-CERTS y notificaciones por correo electrónico que describen el título, fechas de suspense, asignación de Oficial de Acción y Estado de la Respuesta. Dentro de este informe, registra cuándo se recibe el tasker, la fecha de asignación y la fecha de cierre con porcentaje.
  
  (Diario)
• Busca soluciones de cierre de taskers, solicitando prórrogas en nombre de la AO.
• Desarrollar procedimientos operativos estándar que describan los procesos de los taskers en toda la Dirección, creando formas más eficientes. (Según sea necesario)
• Desarrollar y presentar informes a los distintos componentes de la Dirección G.
• Redactar y editar informes en nombre de la Dirección que incluyan los Informes Semanales de Actividad (WARs).

• Apoyar y redactar actas de reuniones, acciones en gobernanza y liderazgo en eventos, incluyendo reuniones del personal de la Oficina de Empresas de GEOINT (G), reuniones municipales, fuera de las instalaciones, reuniones de almuerzo y aprendizaje.

• Mantener archivos y carpetas compartidas.
• Respeta el Calendario de Gestión de Registros, las disposiciones y las convenciones de nombres.
• Ayuda con el Plan de Expedientes de la Dirección.
• Asiste a la formación obligatoria mediante TCC o presencialmente.
• Asiste a ayuntamientos u otros eventos relacionados.
• Trabajar estrechamente con el Oficial de Información Principal y el Oficial de Información designado dentro de la Oficina Principal G.

• Coordina con los viajeros. Crea entradas de la herramienta de Seguimiento de Gestión y Ejecución (MET) con fechas de viaje, ubicación, justificación, estimaciones de costes. Procesa los registros de Viajes de Defensa (DTS) con la reserva de billetes de avión u otro medio de transporte, prepara paquetes de viaje que incluyan itinerario, hotel y otras necesidades de viaje. Entregar paquetes de viaje hasta 0,2 días laborables antes de la salida prevista.
  
  Asegúrese de que la autorización de viaje sea aprobada por la Oficina de Carlson Wagonlit (CTO) y los Oficiales Certificadores DTS de G antes de la fecha de viaje. Al finalizar el viaje del viajero, asegúrese de que los recibos se reciban en un plazo de cinco días hábiles desde la fecha de regreso del viajero. Introduce los gastos reales y prepárate para la firma del viajero.
  
  (Según sea necesario)

• Continuidad del negocio. Apoyar al(los) Planificador(es) de Continuidad de Negocio de la Dirección en la definición de procedimientos de continuidad prioritarios, roles, responsabilidades y recursos necesarios para la restauración completa o continuidad de los procesos críticos de negocio de G, incluyendo el desarrollo de la lista de llamadas a revisión y cadenas de notificación de emergencia asociadas.

• Seguridad de Operaciones (OPSEC)
• Coordinar premios no monetarios, asistir a reuniones y tomar notas para transmitirlas a los Coordinadores de Premios.
• Prepara certificados(es) de premiación para presentaciones, actividades y visión. Cubrir a los altos ejecutivos administrativos (según sea necesario) programando y coordinando reuniones.
• Gestiona los calendarios para prever y resolver conflictos en citas.
• Obtén materiales para lectura anticipada.
• Desarrollar procedimientos operativos estándar (SOPs)/flujos de trabajo
• Ayudar en el desarrollo, mantenimiento o mejora de las políticas de operaciones…