Geschäftsleitungsassistenz​/Office, HR & Compliance; m​/w​/d

Beschreibung

• Administration & Office Management

  • Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
  • Organisation von internen und externen Anlässen
  • Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
  • Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
  • Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
  • Betreuung administrativer Infrastrukturthemen

• HR-Administration

  • Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
  • Führung der Personaladministration
  • Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
  • Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
  • Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
  • Teilnahme an HR-Meetings online / offline
  • Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

• Compliance, Qualität & Versicherungen

  • Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
  • Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
  • Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
  • Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
  • Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits

• IT- & Systemunterstützung

  • Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
  • Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
  • Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
• Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
• Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
• Vorteil:
  Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration

• Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
• Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
• Organisationstalent und proaktive Haltung
• Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
• Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
• Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)

• Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
• Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
• Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
• Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
• Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
• Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
• Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
• Empathie und Teamorientierung
• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
• Vertrauenswürdigkeit und Integrität

• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
• Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
• Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
• Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten

• Ein modernes, flexibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld
• überdurchschnittliche Sozialleistungen
• gleitende Arbeitszeiten
• sichere Arbeitsplätze mit geringer Fluktuation
• Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze