Assistenz der Geschäftsführung; gn

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Standort:
Stuttgart – Stadtmitte | Vollzeit (39,5 Stunden) | 1–2 Tage Homeoffice

Ich suche im Exklusivauftrag für meinen Klienten, ein seit mehr als 70 Jahren erfolgreiches, mittelständisches Familienunternehmen in einem absolut krisensicheren Segment, eine erfahrene und vorausschauend agierende Assistenz der Geschäftsführung (gn).

Die Position ist besonders spannend, da Sie eng mit einem Geschäftsführer zusammenarbeiten, der neu ins Unternehmen gekommen ist. Sie haben somit die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten und den Arbeitsalltag von Beginn an effizient zu organisieren. Wenn Sie Freude daran haben, eine Führungspersönlichkeit wirklich zu entlasten und als "rechte Hand" zu agieren, finden Sie hier eine sehr erfüllende Aufgabe.

Sie sind die zentrale Schnittstelle im Tagesgeschäft und sorgen im Hintergrund für reibungslose Abläufe. Dazu gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination von Terminen sowie aktive Steuerung des Tagesablaufs der Geschäftsführung
• Eigenständige Erledigung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Management-Meetings, Gesellschafterversammlungen und Mitarbeiterveranstaltungen
• Unterstützung angrenzender Bereiche, insbesondere HR und Recht, z.
  
  B. bei der Vorbereitung von Meetings, Planung von Veranstaltungen oder Erstellung von Protokollen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Entscheidungsgrundlagen
• Übernahme von Projekten sowie Durchführung von Recherchen
• Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost

Kurz gesagt:
Sie schaffen Struktur, behalten den Überblick und sind eine verlässliche Sparringspartnerin im Tagesgeschäft.

• Eine entsprechende kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in der administrativen Assistenz, idealerweise bereits auf Bereichsleitungs- oder Geschäftsführungsebene
• Souveränität im Umgang mit komplexen Aufgaben und wechselnden Prioritäten
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Diskretion
• Stilsichere Deutschkenntnisse
• Routine im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Freude daran, Dinge aktiv zu gestalten und Strukturen aufzubauen

• Eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung auf Augenhöhe
• Ein sehr wertschätzendes, herzliches und unterstützendes Miteinander in einem gewachsenen Umfeld
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich stabilen Familienunternehmen
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• Möglichkeit von 1–2 Tage Homeoffice pro Woche
• 30 Tage Urlaub sowie zusätzlich freie Tage an Heiligabend und Silvester

• Betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zum Fitnessstudio
• Job Rad-Leasing oder alternativ Deutschland-Ticket
• Moderne Arbeitsbedingungen in zentraler Lage in Stuttgart
• Perfekt mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen