Executive Assistant & Office Manager - Operations

Overview

Du bist das Organisationstalent, das den Überblick behält, auch wenn viele Projekte parallel laufen. Du liebst es, Prozesse smarter zu machen und das Team zusammenzuhalten – und suchst eine Rolle, in der du maßgeblich Einfluss nimmst.

Als Executive Assistant & Office Manager bist du die rechte Hand der Geschäftsführung und das organisatorische Herz unseres Unternehmens. Du sorgst dafür, dass unser Leadership Team effizient arbeiten kann, Entscheidungen vorbereitet sind und schaffst eine Office-Atmosphäre, die dynamisch, empowernd und inspirierend ist.

• Du unterstützt die Geschäftsführung diskret, loyal und mit absolutem Vertrauensverständnis im Daily Business.
• Du hältst Termine, Meetings und Reisen smart organisiert, setzt klare Prioritäten und behältst jederzeit den Überblick.
• Du bereitest Meetings professionell vor und nach; von Agenda über Protokoll bis zu Follow-ups.
• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Reports auf den Punkt.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern – auch international.
• Du arbeitest aktiv an internen, strategischen Projekten mit, z.
  
  B. in den Bereichen Expansion, Strategie oder Finance.
• Du übernimmst die Verantwortung für Office- und Facility-Management – von Verträgen über Lieferungen bis zur perfekten Ausstattung.
• Du sorgst für ein professionelles, inspirierendes Office-Setup, das unser Team voranbringt.
• Du organisierst Team-Events, All-Hands-Meetings und Offsites.
• Du unterstützt bei Compliance-, Governance- und administrativen Themen.
• Du entwickelst Prozesse und Tools kontinuierlich weiter, um Effizienz und Zusammenarbeit zu steigern.

• Du bist absolut zuverlässig, packst selbst mit an und bringst Dinge konsequent zu Ende.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Team Assistant oder Office Manager mit – idealerweise aus einem dynamischen Start-up- oder Scale-up-Umfeld.
• Du überzeugst von der ersten Sekunde an mit organisatorischen Skills und klarer, professioneller Kommunikation.
• Du arbeitest eigenständig, diskret und immer lösungsorientiert, auch wenn’s mal schnell gehen muss.
• Du hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen und internationalen Stakeholdern.
• Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch, schriftlich wie mündlich.
• Du gehst sicher mit MS Office und modernen Kollaborationstools um und nutzt sie effizient im Alltag.

Was wir bieten:
Die Möglichkeit, mit einem jungen, motivierten Team durchzustarten und dein Wissen weiterzugeben. Dazu kommen Benefits wie flexible Arbeitszeiten, finanzielle Beiträge und weitere Vorteile. Und das Beste:
Free Mate – so viel du willst!

Sounds like your vibe?

Du bist motiviert, bereit vollen Einsatz zu leisten und beim weiteren Aufbau von «El Tony Mate» und «PUERTO MATE» aktiv mit dabei zu sein? Dann freuen sich Franzi & das Team dich kennenzulernen.

Wir sind intelligentfood, ein junges und dynamisches Team aus der Schweiz, das hinter den Brands El Tony® Mate und PUERTO MATE® steht. Unsere Mission? Mit viel Leidenschaft kreieren wir lifestyle- und zukunftsorientierte Marken, die sich vom Mainstream abheben.