Executive Assistant & Office Manager - Operations

Du bist das Organisationstalent, das immer den Überblick behält - egal, wie viele Projekte gleichzeitig laufen? Du liebst es, Dinge voranzutreiben, Prozesse smarter zu machen und gleichzeitig das Team zusammenzuhalten? Dann bist du bei uns genau richtig!

Deine Rolle

Als Executive Assistant & Office Manager bist du die rechte Hand der Geschäftsführung und gleichzeitig das organisatorische Herz unseres Unternehmens. Du sorgst dafür, dass unser Leadership Team effizient arbeiten kann, Entscheidungen vorbereitet sind und schaffst eine Office-Atmosphäre, die genauso dynamisch, empowernd und inspirierend ist wie unsere Brands.

• Du unterstützt die Geschäftsführung diskret, loyal und mit absolutem Vertrauensverständnis im Daily Business.
• Du hältst Termine, Meetings und Reisen smart organisiert, setzt klare Prioritäten und behältst jederzeit den Überblick.
• Du bereitest Meetings professionell vor und nach; von Agenda über Protokoll bis zu Follow-ups.
• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Reports auf den Punkt.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern - auch international.
• Du arbeitest aktiv an internen, strategischen Projekten mit, z. B. in den Bereichen Expansion, Strategie oder Finance.

• Du übernimmst die Verantwortung für Office- und Facility-Management - von Verträgen über Lieferungen bis zur perfekten Ausstattung.
• Du sorgst für ein professionelles, inspirierendes Office-Setup, das unser Team voranbringt.
• Du organisierst Team-Events, All-Hands-Meetings und Offsites.
• Du unterstützt bei Compliance-,Governance- und administrativen Themen.
• Du entwickelst Prozesse und Tools kontinuierlich weiter, um Effizienz und Zusammenarbeit zu steigern.

Dein Profil

• Du bist absolut zuverlässig, packst selbst mit an und bringst Dinge konsequent zu Ende.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Team Assistant oder Office Manager mit - idealerweise aus einem dynamischen Start-up- oder Scale-up-Umfeld.
• Du überzeugst von der ersten Sekunde an mit organisatorischen Skills und klarer, professioneller Kommunikation.
• Du arbeitest eigenständig, diskret und immer lösungsorientiert, auch wenn’s mal schnell gehen muss.
• Du hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen und internationalen Stakeholdern.
• Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch, schriftlich wie mündlich.
• Du gehst sicher mit MS Office und modernen Kollaborationstools um und nutzt sie effizient im Alltag.

Die Möglichkeit, mit einem jungen, motivierten Team durchzustarten und dein Wissen weiterzugeben. Dazu kommen Benefits wie flexible Arbeitszeiten, finanzielle Beiträge und weitere. Und das Beste:
Free Mate - so viel du willst!

Sounds like your vibe?

Du bist motiviert, bereit vollen Einsatz zu leisten und beim weiteren Aufbau von «El Tony Mate» und «PUERTO MATE» aktiv mit dabei zu sein? Dann freuen sich Franzi & das Team dich kennenzulernen.