Senior Administrative Coordinator – Regulated Finance

FINMA‑regulierte Vermögensverwaltung | Standort Meggen (LU)

Zur Ergänzung unseres kleinen, professionellen Teams suchen wir eine erfahrene Senior Assistant mit klarem Fokus auf Administration und Organisation.

Diese Rolle richtet sich ausdrücklich an Persönlichkeiten, die Struktur, Ordnung und Verlässlichkeit lieben, administrative

Aufgaben souverän beherrschen und sich in einem regulierten Umfeld wohlfühlen.

Sie sind das administrative Rückgrat unseres Unternehmens.

Sie stellen sicher, dass Unterlagen vollständig, Abläufe sauber organisiert und Informationen jederzeit nachvollziehbar und auffindbar sind.

Die Position ist nicht vertriebs‑, nicht investitions‑ und nicht führungsorientiert, sondern bewusst klar administrativ ausgerichtet.

Ihre Hauptaufgaben:

• Strukturierte Organisation des administrativen Tagesgeschäfts
• Termin‑, Sitzungs‑ und Unterlagenkoordination
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablage‑ und Dokumentationsstrukturen
• Sicherstellung von Ordnung, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
• Unterstützung beim Kunden‑Onboarding (KYC/CDD):
• Zusammenstellung und Nachverfolgung von Unterlagen
• Pflege und Aktualisierung von Kunden‑ und Stammdaten
• Vorbereitung von Konto‑ und Depotunterlagen

Operative Auftragserfassung

• Erfassung von:
• Zahlungs‑ und Übertragsaufträgen
• Vollständige Dokumentation und ordnungsgemässe Ablage der Aufträge

Schnittstelle zur externen Compliance:

• Zusammenstellung von Unterlagen für Reviews und Prüfungen
• Pflege von Registern, Checklisten und Übersichten
• Administrative Unterstützung bei regulatorischen Abklärungen

Was diese Rolle nicht ist:

• ❌ Keine Anlage‑ oder Geschäftsentscheide
• ❌ Keine Compliance‑Freigaben oder Kontrollfunktion
• ❌ Keine Führungs‑ oder Vertriebsrolle
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in:
• Bank, Vermögensverwaltung, Family Office oder reguliertem Umfeld
• Ausgeprägte administrative Stärke: sehr strukturiert, organisiert und zuverlässig
• Freude an Ordnung, Prozessen und klaren Abläufen
• Hohes Verantwortungs‑ und Diskretionsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Systemen

Sprachen:

• Deutsch: gut (mündlich & schriftlich)
• Englisch: gut (mündlich & schriftlich)
• Spanisch: gut (mündlich & schriftlich)

Was wir bieten:

• Teilzeitpensum 50–80% (nach Absprache)
• Langfristig angelegte, stabile Position
• Klare Rollen, saubere Prozesse, professionelles Umfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit CEO und COO
• Marktgerechte Vergütung entsprechend Erfahrung und Pensum

Arbeitsort:

• Präsenz vor Ort erwünscht.

Wichtig:

Diese Position eignet sich besonders für Personen, die

✅ Administration wirklich lieben,

✅ gerne Verantwortung für Ordnung und Struktur übernehmen,

✅ und bewusst keine Führungs‑ oder Entscheidungsrolle suchen.