Executive Assistant 100

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung, das Senior Managementsowie ausgewählte Gremien in organisatorischen, administrativen undkoordinativen

Aufgaben . Du sorgst für effiziente Abläufe, behältst komplexe

Themen und Prioritäten im Überblick und stellst eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen, Sitzungen und Projekten sicher.

Indeiner Funktion agierst du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen

Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen. Du denkstvorausschauend, erkennst Prioritäten und Handlungsbedarf frühzeitig und sorgstdafür, dass relevante Themen, Informationen und Entscheidungen zur richtigen

Zeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Dabei bereitest du Informationenadressatengerecht auf, koordinierst und priorisierst Anliegen mit hoher

Eigenverantwortung und unterstützt die Geschäftsleitung durch proaktives

Handeln und ein ausgeprägtes Verständnis für geschäftliche Zusammenhänge.

Gleichzeitig förderst du eine klare und transparente Kommunikation, stärkst diebereichsübergreifende Zusammenarbeit und trägst aktiv dazu bei, unsere

Unternehmenswerte, Strategien und kulturellen Initiativen im Unternehmensichtbar und erlebbar zu machen.

• Organisation,Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremienauf Geschäftsleitungs-, Senior Management- und Verwaltungsratsebene
• Planungund Verwaltung wiederkehrender Meeting- und Gremienzyklen
• Erstellungvon Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen
• Koordinationund Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings,Projekten und Gremien
• Unterstützungder Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen,administrativen und bereichsübergreifenden Aufgaben stellungen
• Unterstützungausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowieselbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemenin deren Auftrag
• Unterstützungder Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externen
  
  Kommunikation, einschliesslich Aufbereitung komplexer Themenstellungen,Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizienten
  
  Informationsflusses sowie Kommunikation im Namen von Führungskräften gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Anspruchsgruppen
• Mitwirkungbei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen,Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen
• Unterstützungbei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen undVeränderungsvorhaben
• Mitarbeitbei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen
• Organisation undadministrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internenAnlässen
• Weiterbildungim Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft
• Mehrjährige
  
  Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im Office Management
• Sehrversierter Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, PowerPointund Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz vonKI-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien undkomplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und für unterschiedliche
  
  Anspruchsgruppen verständlich zu vermitteln
• Erfahrungin der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projektenoder Gremien
• Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Eigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässigeArbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Vernetztes Denken sowie sehr gute Priorisierungs-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten
• Professionelles Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität,Hands-on-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeldunterschiedlichste Themen parallel zu begleiten

• Gübelin Pensionskasse
• Dienstalterszulagen
• Zusätzliche Brückentage

Das Haus Gübelin ist ein Schweizer Familienunternehmen, das für seinen erlesenen und hochwertigen Schmuck, seine Edelsteinexpertise und als Anbieter einiger der begehrtesten Luxusuhrenmarken der Welt bekannt ist. Die innere und äussere Schönheit von Edelsteinen und Uhren ist eine wichtige Inspiration für das Unternehmen, das in seinen exklusiven Boutiquen an erstklassigen Standorten in der Schweiz und Hong Kong einen internationalen Kundenkreis betreut.

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