Back-Office Managerin​/Disponentin

Die Rudolf Hirt AG in Balsthal SO ist ein spezialisiertes Schweizer KMU mit fast 80 Jahren Erfahrung in der Bewässerungs-, Pumpen- und Beleuchtungstechnik. Wir realisieren Projekte in der ganzen Schweiz – von Privatgärten über Sportanlagen bis hin zu technisch anspruchsvollen Spezialanwendungen.

Aktuell entwickeln wir unsere Organisation, Prozesse und Kommunikation gezielt weiter. Dafür schaffen wir eine zentrale Back-Office-Funktion mit klarer Verantwortung, hoher Eigenständigkeit und langfristiger Perspektive.

Als Back-Office Manager In bist du das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens. Du hältst Fäden zusammen, schaffst Übersicht und sorgst dafür, dass Service, Kundenkommunikation und interne Abläufe zuverlässig funktionieren.

Disposition & Servicekoordination (Schwerpunkt)

• Planung, Steuerung und Priorisierung von Service- und Wartungseinsätzen
• Entgegennahme, Beurteilung und Koordination von Service- und Störungsmeldungen in Deutsch und Französisch
• Laufende Abstimmung mit Servicetechnikern, Projektleitern und internen Stellen
• Sicherstellung effizienter Tages- und Wochenplanung
• Aktives Mitdenken zur Optimierung von Abläufen, Auslastung und Qualität

Verkaufs-Innendienst & Kundendienst

• Qualifizierte Bearbeitung von Kundenanfragen (telefonisch und schriftlich, D/F)
• Erstellen von Offerten, Terminabsprachen und Nachverfolgung offener Punkte
• Verbindliche Kundenkommunikation über den gesamten Angebots- und Serviceprozess
• Enge Zusammenarbeit mit Technik und Projektleitung zur sauberen Übergabe
• Sicherstellung eines professionellen und wertschätzenden Kundenerlebnisses

Back-Office, Struktur, Marketing & Weiterentwicklung

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse im Tagesgeschäft
• Mitarbeit bei der Digitalisierung und Professionalisierung interner Abläufe
• Pflege von Systemen, Dokumentationen und klaren Prozessübersichten
• Eigenständiges Einbringen und Umsetzen von Verbesserungsvorschlägen und Optimierungen
• Unterstützung bei Marketing- und Kommunikationsaufgaben
• Mitarbeit bei der Pflege von Website, Social-Media-Kanälen und digitalen Inhalten
• Mitdenken und Mitwirken bei der Weiterentwicklung unseres professionellen Aussenauftritts
• Koordination Marketingaufgaben in Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen

• Hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz sowie Freude am Kundenkontakt
• Ausgeprägte Selbstständigkeit , Qualitätsbewusstsein und strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent für Planung, Priorisierung und effiziente Abläufe
• Kreativität, digitale Affinität und Lust, ein traditionelles KMU auf die nächste Stufe zu heben
• Persönlicher Anspruch, sich weiterzuentwickeln und Verantwortung zu übernehmen
• Kaufmännische, technische oder organisatorische Ausbildung (KV, Disposition, Back-Office oder vergleichbar
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse
• Einen Grünen Daumen oder echtes Interesse an Natur, Wassertechnik & Aussenräumen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, strukturiertes Arbeiten in Systemen
• Technisches Grundverständnis oder ausgeprägte Bereitschaft, sich in technische Themen einzuarbeiten
• Mehrjährige Erfahrung in einer koordinierenden oder verantwortungsvollen Innendienst- oder Back-Office-Funktion

• Eine moderne Rolle mit realem Gestaltungsspielraum
• Ein kleines, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Hoher Einfluss auf die Weiterentwicklung von Marketing, Service und Prozessen
• Viel Freiheit, kombiniert mit klaren Verantwortungsbereichen
• Ein Arbeitgeber, der nachhaltige Lösungen baut und langfristig denkt
• Die Chance, deine fachliche und persönliche Expertise sichtbar einzubringen

Arbeitsort: Balsthal SO Homeoffice: nicht möglich

Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen, sowohl im Kundenkontakt wie auch in der Einsatzplanung glänzen und unsere Marke mit Ihrem Engagement weiterbringen möchten, dann freuen wir uns sehr, Sie kennenzulernen!