Adjoint; e administratif(-ive

La personne titulaire du poste agit comme personne-ressource auprès des membres du personnel, des clients, des fournisseurs et des partenaires, tout en assurant un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et d’organisation.

• Répondre aux appels téléphoniques et assurer l’accueil des visiteurs.
• Gérer les courriels généraux de l’entreprise et rediriger les demandes au besoin.
• Effectuer diverses tâches administratives, de classement et d’archivage.
• Préparer, corriger et mettre en forme différents documents administratifs.
• Assurer le suivi de dossiers administratifs et opérationnels.
• Effectuer la collecte et la validation des informations nécessaires à la préparation de la paie.
• Préparer et transmettre différents documents administratifs.
• Respecter la confidentialité des informations traitées.

• Effectuer l’entrée de données de production dans les systèmes informatiques.
• Compiler, vérifier et mettre à jour différents indicateurs de performance.
• Préparer des tableaux de suivi, rapports statistiques, graphiques et présentations.
• Participer à la collecte et à l’analyse de données opérationnelles.
• Assurer la qualité et l’exactitude des informations saisies.

• Offrir un soutien administratif au service à la clientèle.
• Effectuer le suivi de certaines demandes clients.
• Participer à la préparation de documents, formulaires et communications destinés aux clients.
• Assurer un service courtois et professionnel en tout temps.

• Participer à la rédaction de communications internes destinées aux membres du personnel.
• Contribuer à la préparation de documents corporatifs, procédures et politiques.
• Mettre à jour certains contenus du site Web de l’entreprise.
• Participer à la gestion des communications sur les médias sociaux, notamment Facebook, Linked In ou autres plateformes.
• Soutenir la diffusion de l’information auprès du personnel, des clients et des partenaires.

• Participer à l’organisation d’événements internes et externes.
• Coordonner les réservations, inscriptions, fournitures et éléments logistiques nécessaires.
• Assurer le suivi des échéanciers et des communications liées aux événements.

• Assurer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau.
• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs autorisés.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements administratifs et signaler les besoins d’entretien.

• Participer à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion des politiques et procédures administratives.
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs.
• Proposer des solutions visant à accroître l’efficacité et l’organisation du travail.
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (AEC ou DEC) en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Expérience pertinente dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office :
  Excel, Word, Outlook et PowerPoint.
• Bonne capacité de communication et de rédaction en français et en anglais.
• Connaissance de l’espagnol, un atout.
• Connaissance des médias sociaux et des outils de communication numérique.
• Expérience dans un environnement manufacturier, un atout.
• Sens élevé de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Grande autonomie et débrouillardise.
• Rigueur et souci du détail.
• Excellentes habiletés de communication.
• Esprit d’équipe et attitude positive.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Poste à temps plein.
• Horaire de jour.
• Toute autre tâche connexe pouvant être demandée afin de soutenir les opérations de l’entreprise