Secrétaire administratif·ve et pédagogique; F​/H

Secrétaire Administratif
· Ve Et Pédagogique

La/Le secrétaire administratif
· ve et pédagogique concourt, par son action, aux missions générales de la composante SHS (sciences humaines et sociales) et, plus particulièrement, à celles liées aux formations dont elle/il assure le suivi.

Missions principales :

• Assurer le suivi des dossiers de candidatures et organiser les entretiens ;
• Assurer la gestion et le suivi administratif des activités ;
• Suivre les inscriptions administratives et procéder aux inscriptions pédagogiques ;
• Élaborer les emplois du temps dans l'application ADE Pégase et en assurer le suivi ;
• Constituer les groupes de TD et établir les feuilles de présence des étudiants ;
• Être le relais entre les étudiants en situation de handicap et notre référente ;
• Assurer la gestion et le suivi des conventions de stage, des contrats de formation continue et des contrats d'apprentissage ;
• Préparer les examens, les soutenances de mémoires et de rapports de stage ;
• Participer à la modélisation des maquettes de formation dans Pégase ;
• Collecter et importer les notes dans Pégase pour l'édition des diplômes ;
• Organiser les jurys, établir les relevés de notes et les procès-verbaux ;
• Alimenter, mettre à jour les bases de données ;
• Actualiser et archiver les données relatives aux formations et à la composante ;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers vacataires dans l'application VSF ;
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Participer à l'organisation d'événements, cérémonies, salons, sorties pédagogiques ;
• Gérer les aspects logistiques du service : affichage, matériels, fournitures, locaux…
• Accueillir, informer, orienter les personnels, les usagers et les partenaires ;
• Diffuser l'information liée à l'organisation administrative des formations et de la composante.

Le profil idéal

• Qualités rédactionnelles
• Sens du relationnel
• Travailler en équipe
• Autonomie
• Accueillir et conseiller
• Expérience de secrétariat souhaitée

Deux postes sont à pourvoir pour cette offre.