Programmasecretaris

Jouw invloed

Voor het Programmateam HWBP zoeken wij een daadkrachtige en verbindende Secretaris Programmateam HWBP. Een professional die structuur aanbrengt in een complexe omgeving, processen organiseert, mensen verbindt en ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je bent de spil tussen het Programmateam, de afdeling Projecten Waterveiligheid, de projectteams, het bestuur en het landelijke HWBP.

Als Secretaris Programmateam HWBP ben je de rechterhand van de programmamanager(s) en een onmisbare schakel binnen het programma. Je zorgt ervoor dat besluitvorming, planning, voortgangsbewaking en informatievoorziening soepel verlopen. Naast een organiserende en ondersteunende rol denk je tactisch mee over de verdere ontwikkeling van het programma en de inrichting van processen.

Jouw belangrijkste taken

• Organiseren, voorbereiden en begeleiden van overleggen binnen het Programmateam HWBP, zoals werksessies, de programmaraad, innovatietafels en andere programma-overleggen.
• Bewaken van de opvolging van besluiten en acties.
• Ondersteunen van de programmamanager bij de sturing en voortgangsbewaking van het programma, bijvoorbeeld door het actueel houden van het programmaplan en het Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN).
• Verzamelen, analyseren en structureren van managementinformatie.
• Beheren van programmadossiers, documentatie en besluitvormingstrajecten.
• Signaleren van risico s, afhankelijkheden en knelpunten en deze bespreekbaar maken binnen het Programmateam.
• Bewaken van de korte-termijnplanning van het programma, inclusief reviews, subsidieaanvragen en subsidievaststellingen.
• Bijdragen aan de interne en externe communicatie over het programma.
• Mede organiseren van programmabrede bijeenkomsten en samenwerksessies, zoals de Dijkwerkers Meet-up, innovatiesessies en bijeenkomsten met projectteams en andere stakeholders.

Je maakt onderdeel uit van het team Projectmanagement en Ondersteuning binnen de afdeling Projecten Waterveiligheid. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de voorbereiding en realisatie van de HWBP-projecten van Waterschap Rivierenland.

In deze functie werk je nauw samen met programmamanagers, IPM-rolhouders binnen het Programmateam, projectteams en de landelijke HWBP-organisatie. De lijnen zijn kort, de opgaven uitdagend en de maatschappelijke impact van je werk is groot én direct zichtbaar.

• Een baan als Programmasecretaris voor 32-36 uur per week.
• Een maandsalaris tussen € 4.313,- en € 5.848,- bruto (schaal 10) bij een 36-urige werkweek.
• Een contract dat het beste aansluit bij jouw én onze wensen.
• De mogelijkheid om zelf je tijd in te delen en thuis te werken.
• Een keuzebudget (IKB) ter waarde van 21% van je salaris, een bedrag tussen € 905,- en € 1.228,- per maand dat je voor verschillende doelen kunt inzetten: extra vakantiedagen, maandelijks laten uitkeren als aanvulling op je salaris of om te sparen voor bijvoorbeeld vakantie of einde jaar.
• Reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding en een thuiswerkplekbudget van € 1.000,-.
• Een budget (PBB) van € 6.000,- voor een periode van vijf jaar voor persoonlijke ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en vitaliteit. Ben je nog geen 35? Dan heb je de mogelijkheid om tot € 12.000,- te besteden.
• Een goede pensioenregeling.

Je bent het centrale aanspreekpunt binnen het programma voor planning, voortgangsbewaking, besluitvorming en informatievoorziening. Vanuit jouw positie houd je overzicht over het geheel en ondersteun je de programmamanager(s) en het Programmateam bij het maken van weloverwogen keuzes.

Je legt verbindingen tussen het programma en de verschillende projecten, signaleert risico s en afhankelijkheden en zorgt ervoor dat relevante onderwerpen tijdig op de juiste bestuurlijke en organisatorische agenda s terechtkomen.

Jij bent een professional die:

• Mensen weet te verbinden zonder formele hiërarchische positie.
• Overzicht houdt en structuur aanbrengt in een dynamische en complexe omgeving.
• Dienstbaar is aan het team en tegelijkertijd richting en houvast biedt.
• Soepel schakelt tussen operationeel, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Structuur creëert waar processen, belangen en stakeholders samenkomen.
• Proactief handelt…