Adjoint exécutif

Manuvie est un fournisseur international de services financiers de premier plan, aidant les gens à prendre des décisions plus facilement et à améliorer leur vie.

Notre équipe de marketing recherche un adjoint exécutif pour fournir un soutien administratif diversifié et avancé au personnel de niveau VP. Ce poste est ouvert aux candidats des États-Unis et du Canada.

• Planifier des réunions et préparer des ordres du jour.
• Décharger l'exécutif et/ou le dirigeant des détails et des tâches administratives avancées, en prenant des mesures personnelles chaque fois que possible.
• Gérer des calendriers complexes qui changent fréquemment.
• Rédiger les invitations et être proactif pour intégrer un contexte supplémentaire pour les participants.
• Servir de gestionnaire de bureau de facto pour le personnel sur le terrain.
• Effectuer d'autres tâches assignées, telles que la prise de notes de réunions ou d'autres fonctions administratives pour soutenir les réunions départementales.
• Organiser et coordonner les voyages et les horaires de réunions, y compris les agendas de voyage et les horaires de réunions. Gérer les détails liés aux voyages à l'étranger, y compris les documents d'entrée, la devise, les passeports et les visas.
• Remplir les rapports de dépenses et tenir des dossiers détaillés des dépenses.
• Prioriser les demandes de réunion, répondre personnellement chaque fois que possible en utilisant son jugement pour les questions potentiellement urgentes.
• Communiquer des informations à et de l'exécutif/dirigeant à et de divers contacts internes et externes.
• Gérer les projets assignés et assurer l'exécution précise et en temps opportun des tâches.
• Planifier, organiser et programmer généralement son propre travail.
• Suivre les questions liées à la facturation ou aux écarts de frais.
• Aider à la planification et à la mise en œuvre des événements et activités départementales.
• Aider à créer des brouillons de présentations.
• Fournir une assistance administrative mineure à l'équipe.
• Agir en tant que remplaçant pour les autres adjoints exécutifs de l'équipe.
• Capacité à être agile lorsque les priorités et les demandes changent.

• 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif.
• Maîtrise de toutes les applications MS Office, ainsi qu'une aisance avec la technologie.
• Compréhension large des politiques et pratiques de l'organisation.
• Capacité à travailler dans un environnement de travail mondial.
• Excellentes compétences en communication orale/écrite requises pour interagir avec des dirigeants et des représentants de haut niveau.
• Excellentes compétences en planification de réunions et en organisation (planification, coordination, établissement de priorités, gestion des tâches et suivi).
• Capacité à gérer des situations de travail complexes et sensibles avec un bon jugement, discrétion et empathie.
• Très collaboratif et axé sur les résultats.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement au-delà des cultures.

• Diplôme de baccalauréat en administration, affaires ou domaines pertinents.
• Expérience en gestion de projet préférée.

• Accès à des occasions d’apprentissage et de perfectionnement.
• Environnement flexible où le bien‑être et l’inclusion sont plus que de simples mots.
• Contribuer à façonner l’avenir selon vos aspirations, au sein d’une équipe mondiale.
• Programmes d’avantages sociaux personnalisables incluant assurance soins médicaux, dentaires, santé mentale, vue, invalidité, vie, assurance DMA, adoption, maternité de substitution, et soins médicaux non urgents.
• Programmes de congés rémunérés comprenant jours fériés, congés annuels, personnels et maladie.
• Régimes d’épargne‑retraite, y compris l’option d’actionnariat avec contributions patronales.
• Support en matière d’éducation, de conseils financiers et de ressources pour l’aide aux employés et à leur famille.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Chez Manuvie/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d’œuvre aussi…