Program coordinator & senior executive assistant

Date limite pour présenter sa candidature :

08/27/2026

Adresse :

33 Dundas Street West

Groupe de famille d'emploi :

Gestion des activités

Exécuter différentes tâches administratives et de bureau, administrer les ressources financières et humaines et fournir un soutien professionnel à un ou plusieurs gestionnaires et à leurs subordonnés immédiats. Le titulaire du poste fournit des services administratifs généraux en veillant au respect de tous les processus administratifs et opérationnels ainsi que des normes de contrôle, tout en cherchant à déterminer et à développer des occasions d’amélioration et à participer à leur mise en œuvre, et contribue ainsi à la bonne marche du groupe d’exploitation.

• Établir les meilleures pratiques en matière de soutien administratif et de réception et veiller à leur adoption uniforme.
• Repérer, exploiter, recommander des occasions de réduction des coûts et y donner suite, et faire approuver les recommandations.
• Agir en qualité d’expert et de conseiller pour ce qui est des initiatives stratégiques qui lui sont assignées et agir à titre de gestionnaire des relations dans le contexte des initiatives qui le concernent.
• Établir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Décomposer les problèmes stratégiques et analyser les données et les renseignements pour fournir des idées et des recommandations.
• Recueillir les données et les formater pour produire des rapports réguliers et ponctuels et des tableaux.
• Diriger la planification, la coordination et la tenue des activités du service.
• Élaborer des plans de gestion du changement de différents types et de différentes portées; diriger ou participer à diverses activités de gestion du changement, y compris l’évaluation de l’état de préparation, la planification, la gestion des parties prenantes, la réalisation, l’évaluation et le maintien des initiatives.
• Offrir un soutien administratif et opérationnel aux dirigeants d’une grande équipe diversifiée qui compte un ou plusieurs cadres de direction.
• Gérer et superviser les activités quotidiennes d’une équipe administrative, au besoin.
• Gérer les communications délicates, la boîte de réception Outlook, les rapports, les factures et les documents connexes pour le dirigeant attitré; assurer la confidentialité.
• Faire le suivi des prix de reconnaissance et les distribuer au nom du dirigeant, le cas échéant.
• Résoudre les problèmes ayant fait l’objet d’un recours hiérarchique.
• Diriger la mise en œuvre des programmes administratifs; évaluer et adapter la mise en œuvre au besoin pour en assurer la qualité.
• Gérer et surveiller les calendriers et les événements à venir. Transmettre les invitations aux réunions, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires, notamment quant aux ressources, pour que les réunions se déroulent efficacement et sans problème. Participer à la coordination et la tenue des activités du service.
• Établir et maintenir un système de classement; veiller à ce qu’il soit facile d’accéder aux rapports d’activités, aux rapports d’exploitation, aux formules et à tout autre document, en version électronique ou papier.
• Appuyer l’élaboration d’un message personnalisé, ce qui peut comprendre la rédaction, la révision et la transmission des communications (ex., correspondance, présentations, politiques et procédures).
• Acheminer les communications sortantes. Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale, répondre aux demandes de renseignements ou les acheminer.
• Traiter les factures en vue de leur règlement, conformément aux processus, aux lignes directrices et aux ententes avec les fournisseurs consignés.
• Préparer et consigner les demandes de remboursement de frais et les notes de frais par service. Faire le suivi des dépenses pour assurer le respect du budget.
• S’occuper des réservations de voyage, en faisant des réservations de vol et d’hôtel selon les besoins.
• Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes et participer à la coordination et à la mise en œuvre de mesures liées aux locaux et aux immeubles, et notamment aux employés contractuels ou occasionnels et aux membres du personnel qui arrivent dans…