Administrateur(trice) de base - YYZ

Rôle du poste

Assurer et coordonner le soutien aux Opérations aériennes, à la Gestion des services en vol et aux équipages en service de façon continue.

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et fournir des mises à jour aux pilotes en chef/adjoints de base, au gestionnaire régional du service en vol ainsi qu'aux gestionnaires du service en vol;
• Examiner les lettres du programme AWP (Programme de mieux-être et d'assiduité), rencontrer le pilote en chef, le gestionnaire régional du service en vol et/ou les gestionnaires du service en vol pour attribuer les lettres;
• Tenir à jour la base de données de probation des pilotes et des agents de bord et coordonner la distribution des lettres de probation;
• Entretenir, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, ailes, gilet de sécurité, etc.);
• Agir à titre de liaison entre le ou les pilotes / agent(s) de bord et l'entreprise concernant la réparation des casques d'écoute et des bagages;
• Coordonner avec l'administration des normes de vol et de la formation la distribution de la formation, des manuels Jeppesen et des manuels de l'entreprise pour les pilotes qui reviennent au travail;
• Coordonner avec les pilotes en fin d'emploi pour s'assurer que tous les biens de l'entreprise sont retournés;
• Coordonner et autoriser la documentation relative au laissez-passer de sécurité aéroportuaire;
• S'assurer que les salles d'équipage sont toujours approvisionnées et bien rangées;
• Tenir à jour les casiers de distribution et les dossiers de courrier des pilotes et des agents de bord dans la salle d'équipage;
• Mettre à jour la bibliothèque du service comprenant les manuels COM, AOM et Jeppesen avec les révisions, bulletins et modifications;
• Responsable de la commande des fournitures pour le service;
• Entretenir le matériel de bureau;
• Responsable du codage, de la signature et de la transmission de toutes les factures et dépenses du service aux Comptes payables (jusqu'à 1 000 $);
• Agir à titre de liaison entre les comptes payables et le pilote pour les questions relatives aux etrips et le suivi;
• Responsable du codage et de la transmission au destinataire approprié des factures et dépenses supérieures à 1 000 $;
• Coordonner, suivre et distribuer les passes de stationnement et les clés d'accès;
• Agir en tant que personne-ressource pour toutes les demandes des pilotes et des agents de bord et assurer un suivi rapide et précis par courriel, téléphone ou en personne;
• Contacter les pilotes et les agents de bord dont les examens médicaux et/ou les passeports arrivent à échéance ou sont échus;
• Transmettre les dossiers de formation, les examens médicaux et les passeports aux dossiers des équipages;
• Assurer le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées;
• S'acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures établies en accordant une priorité absolue à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients;
• Effectuer d'autres tâches connexes assignées.

• Les candidats à ce poste doivent posséder un niveau d'études minimal de 12e année;
• Le candidat idéal possédera 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau et détiendra un certificat ou un diplôme en administration de bureau;
• Le candidat retenu doit posséder d'excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et l'organisation, et être capable de travailler sous pression, de respecter les délais et de travailler avec un minimum de supervision;
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et des compétences interpersonnelles exemplaires;
• Le titulaire aura un degré élevé d'expertise dans l'utilisation de tous les produits Microsoft Office;
• Le candidat doit posséder d'excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.

• Expérience dans l'industrie aéronautique.

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence dans les bases situées dans la province de Québec.

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