Executive Assistant

Overview

Lieu de travail :
Toronto, Ontario, Canada
Horaire : 37,5 heures
Rémunération : 55 000 – 80 000 CAD (incluant prime de marché temporaire réévaluée chaque année)

• Gestion complète du calendrier pour plusieurs leaders (Vice-Présidents, Senior Vice Présidents, Assistant Vice Présidents) et résolution créative des conflits.
• Coordination des voyages – planification, replanification et gestion des retards, y compris les voyages nationaux et internationaux.
• Gestion des dépenses d’équipe, y compris la vérification et le traitement des factures en temps opportun.
• Assistance à l’intégration et à la sortie des membres de l’équipe (accès, commandes de fournitures, etc.).
• Organisation de réunions en présentiel ou virtuelles, de town‑halls et d’événements hors site (réservation d’espaces, élaboration d’agendas, configuration technologique, rédaction de présentations PowerPoint, gestion de la restauration).
  Assurer la confidentialité des informations et gérer les boîtes mail des leaders pour prioriser les tâches administratives.
• Production de rapports, factures, communications, tableaux, graphiques et documents administratifs précis.
• Communication régulière avec l’équipe sur l’état des projets et les activités quotidiennes.
• Coverage des vacances et remplacements temporaires pour les collègues et leaders supplémentaires.
• Formation de nouveaux assistants exécutifs et partage des bonnes pratiques.

• Diplôme de secondaire minimum avec 3 à 5ans d’expérience pertinente.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word) et des applications Internet.
• Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe, coordonnant les processus et informations entre équipes liées.
• Compétence en gestion multi‑tâches, respect des échéances et maintien de l’organisation dans un environnement en évolution rapide.
• Connaissance des politiques de l’entreprise et capacité à les appliquer dans un cadre dynamique.
• Expérience de la gestion de voyages d’affaires et maîtrise de l’adaptation aux changements fréquents.
• Compétences organisationnelles robustes pour gérer simultanément les responsabilités administratives des leaders.
• Excellentes compétences en communication, écoute active, aptitude à poser des questions et à transmettre des informations clairement.
• Jugement solide pour soutenir les initiatives et faire preuve de discrétion lorsqu’il s’agit d’informations confidentielles.

Basé sur vos compétences, expérience et le poste hérité, le salaire de base annuel est compris entre 55000

CAD et 80000

CAD. Le poste peut inclure des avantages complémentaires tels queles régimes de retraite, les congés payés, l’assurance santé et des programmes de développement professionnel.