Bilingual Program Coordinator-Summer Student Exchange Program​/Coordonnatrice du programme

Work Hours:

37.5 hours per week/37,5heuresparsemaine

Contrat salarié à temps plein jusqu'au 31 mars 2027

Le programme Emplois d’été Échanges étudiants du YMCA est un programme d’échange national qui permet aux jeunes d’améliorer la maîtrise de leur langue seconde, tout en acquérant une importante expérience professionnelle. Les participants sont des jeunes Canadiens de 16 ou 17ans qui participeront à un échange avec une autre communauté du Canada pendant 6semaines au cours de l’été. Les jeunes sont jumelés avec une communauté d’une autre province où l’autre langue officielle prédomine et où une famille d’accueil et un emploi leur sont offerts pour approfondir leur expérience culturelle et linguistique grâce à une immersion intensive.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme planifie, organise et supervise la coordination des préparatifs du voyage des participants au programme et de leurs accompagnateurs et gère le budget du voyage en coordination avec la directrice. Le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme assure également la direction administrative du programme qui comporte notamment la vérification des demandes de remboursement des frais, la supervision des processus de gestion des documents, de la tenue à jour de la base de données, des systèmes de gestion des ressources humaines et des fournitures du programme.

De plus, le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme dirige la formation du personnel et l’élaboration d’outils de formation liés au voyage et aux fonctions administratives pour le personnel estival, les employeurs et les participants. Enfin, cette personne aura un bon esprit d’équipe et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe nationale dans divers domaines du programme.

• Élaborer des outils et appuyer la formation du personnel pour assurer la prestation de qualité du programme dans les domaines du voyage et de l’administration, entre autres.
• Coordonner et organiser, de concert avec les fournisseurs, le voyage des participants et des accompagnateurs et la logistique de celui-ci, ainsi que le budget du voyage, sans perdre de vue la sécurité et l’efficience.
• Embaucher, accueillir, intégrer, former et soutenir une équipe efficace de coordonnateurs administratifs qui géreront l’administration du programme à l’échelle nationale et régionale.
• Assurer la présentation en temps opportun et l’exactitude des factures et des formulaires de demande de remboursement des frais, ainsi que les paiements et les remboursements à l’étranger des employeurs et des autres intervenants.
• Gérer la base de données et les processus de gestion des documents du programme pour le personnel, les participants et les employeurs.
• Résoudre efficacement les problèmes dès qu’ils surviennent en tenant la directrice au courant.
• Collaborer avec le personnel des services des RH et de la paie afin d’assurer l’exactitude de l’embauche et de la paie du personnel et donner promptement suite à tout problème lié à la paie.
• Effectuer toutes autres tâches connexes qui vous sont confiées.
• Diplôme universitaire de préférence ou diplôme collégial en logistique, administration, affaires, gestion des ressources humaines ou dans des domaines connexes.
• Au moins troisans d’expérience des travaux administratifs.
• Capacité de communiquer couramment en anglais et en français.
• Compétences techniques approfondies, dont très bonne connaissance des logicielsMicrosoft
  365 et capacité d’apprendre à utiliser de nouvelles plateformes électroniques et à s’y adapter.
• Excellent sens de l’organisation et expérience de la gestion de grandes quantités de données dans un milieu de travail…