Back Office - Amministrazione & Operations Associate

Chi Siamo

Pipein sta trasformando il modo in cui le infrastrutture critiche vengono ispezionate e manutenute nei settori idrico e delle acque reflue, dell’energia, delle infrastrutture subacquee e delle grandi opere civili. Siamo una startup Deep Tech in rapida crescita che sviluppa DDS3, un sistema integrato di robotica e software che combina robot di ispezione avanzati, in grado di operare all’interno di tubazioni, gallerie e altri ambienti complessi e confinati, con una piattaforma digitale dedicata all’acquisizione, all’analisi e alla valorizzazione dei dati.

DDS3 trasforma i dati di ispezione in informazioni operative, consentendo una gestione degli asset più intelligente, la riduzione dei rischi e abilitando la manutenzione predittiva.

Pipein sta entrando in una fase di forte espansione, caratterizzata dalla crescita della tecnologia e da una sua crescente adozione sul mercato. Per accompagnare questa crescita, cerchiamo persone di talento pronte a unirsi al team. Nei prossimi mesi prevediamo di accrescere significativamente l’azienda: questo è quindi un momento unico per entrare in Pipein e contribuire in prima persona a plasmare il futuro della nostra tecnologia.

Il ruolo

Stiamo cercando una figura Back Office - Amministrazione & Operations che supporti le operazioni quotidiane di Pipein. Questo ruolo è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell’azienda e per garantire un’organizzazione efficiente che accompagni lo sviluppo e l’implementazione della tecnologia. Lavorerai a stretto contatto con i fondatori e con il team su più funzioni, occupandoti di attività amministrative, finanziarie e operative.

Non si tratta di un ruolo amministrativo limitato: in una startup in rapida crescita, il ruolo richiede flessibilità e capacità di gestire attività diverse, contribuendo progressivamente in modo proattivo a rendere più efficienti i processi interni e l’organizzazione del lavoro.

Questa posizione è ideale per chi ama un ruolo pratico e dinamico, apprezza la varietà delle attività e desidera lavorare in un contesto in crescita, dando un contributo concreto al funzionamento quotidiano dell’azienda.

Cosa farai

- Back Office e Amministrazione:
Ti occuperai delle attività amministrative di tutti i giorni, contribuendo a mantenere l’organizzazione interna ordinata ed efficiente.
- Fatturazione e contabilità di base:
Gestirai l’emissione delle fatture ai clienti, le fatture dei fornitori e il monitoraggio dei pagamenti, fornendo supporto alle attività contabili di base in collaborazione con consulenti e commercialisti esterni
- Supporto a report e documentazione economica:
Darai supporto al monitoraggio delle spese e dei costi, alla rendicontazione e alla preparazione di report e riepiloghi a supporto del team, della direzione e in generale degli stakeholders.
- Organizzazione viaggi e logistica:
Ti occuperai dell’organizzazione di trasferte di lavoro, alloggi e aspetti logistici legati alle attività operative e alle campagne di ispezione, principalmente in Europa.
- Coordinamento fornitori e partner:
Supporterai la gestione dei rapporti con fornitori, prestatori di servizi e partner esterni, occupandoti anche gestione della documentazione contrattuale e delle attività amministrative di follow-up.
- Supporto ai processi interni:
Contribuire alla definizione, al miglioramento e al mantenimento dei processi amministrativi e operativi interni man mano che l’azienda cresce.
- Supporto operativo generale:
Fornirai supporto pratico ai fondatori e al team per le esigenze operative quotidiane, tipiche di una startup in rapida evoluzione.

✅ Chi cerchiamo

- Organizzazione e attenzione al dettaglio:
Sei una persona ordinata e precisa, a tuo agio nel gestire più attività contemporaneamente rispettando scadenze e priorità.
- Proattività e senso di responsabilità:
Non aspetti che ti venga detto cosa fare e non ti limiti a eseguire le attività assegnate: quando noti un problema, un’inefficienza o un’opportunità di miglioramento, ti viene spontaneo intervenire e migliorare la situazione.
- Dimestichezza con numeri e documenti:
Ti senti a tuo agio nella gestione di fatture, spese, report e documentazione…