Administrative Program Officer

Fondazione Ufficio Pio è l’ente strumentale della Fondazione Compagnia di San Paolo che opera a favore di persone in situazione di difficoltà e che desiderano costruire un futuro migliore per sé e per i propri familiari.
È un ente filantropico impegnato a sostenere, in tutte le persone che entrano in contatto con la Fondazione, il pieno esercizio dei diritti di cittadinanza e la ricerca della felicità.
Attualmente opera nell’area metropolitana di Torino, con l’obiettivo di ridurre le disuguaglianze economiche e sociali del territorio.
Realizza interventi orientati a produrre cambiamenti duraturi nella vita delle persone, anche attraverso azioni preventive nei campi dell’educazione, della formazione, dell’accesso al lavoro e dell’inclusione sociale.
Lo staff, con il contributo dei volontari e delle volontarie, lavora ogni giorno per tradurre in pratiche concrete il principio di uguaglianza e di pari dignità tra le persone.
Posizione
La Fondazione Ufficio Pio ricerca una figura amministrativa per un nuovo Programma di asset building, finalizzato a supportare famiglie e studenti/studentesse nella pianificazione e sostenibilità degli investimenti educativi dei propri figli e figlie, attraverso meccanismi di risparmio incentivato e percorsi di educazione finanziaria.
Attività principali

Desk amministrativo e contatto con le famiglie (front office procedurale)
Gestire i contatti operativi con le famiglie (telefono, e-mail, appuntamenti), fornendo informazioni su passaggi, scadenze e documentazione richiesta.
Supportare l’onboarding amministrativo: raccolta e verifica formale della documentazione, gestione integrazioni e promemoria/solleciti, con tracciamento dello stato delle pratiche.
Fornire supporto di primo livello su difficoltà tecniche e operative legate agli strumenti del Programma (accesso, credenziali, caricamento documenti, compilazione guidata), attivando i referenti tecnici quando necessario.
Contribuire all’aggiornamento di messaggi standard e materiali operativi (checklist, FAQ procedurale, guide “passo-passo”), con attenzione a linguaggio inclusivo e non stigmatizzante.
Gestione documentale e flussi amministrativi (back office)
Curare archiviazione e ordine degli archivi digitali e/o cartacei (standard, versioning, rintracciabilità).
Supportare i flussi amministrativi connessi alle fasi del Programma (adesione, istruttoria, avanzamento, chiusura), secondo procedure e checklist definite.
Predisporre elenchi e riepiloghi operativi a supporto del team (scadenze, pratiche in lavorazione, integrazioni richieste), assicurando completezza e tracciabilità.
Gestione dati e supporto a piattaforme/strumenti
Inserire e aggiornare dati su file, database e/o piattaforme dedicate, garantendo accuratezza, completezza e tempestività.
Effettuare controlli di qualità del dato (completezza, congruenze, duplicazioni, anomalie) e segnalare criticità al team di progetto.
Predisporre estrazioni/elenchi e report operativi di base utili al monitoraggio dell’implementazione; supportare test e verifiche operative delle piattaforme, segnalando bug/anomalie.
Supporto amministrativo al team e raccordo operativo
Supportare il/la Referente organizzativo/a e il/la Program Officer nella gestione amministrativa delle attività (documenti, scadenze, follow-up).
Collaborare, per gli aspetti amministrativi, al raccordo con partner territoriali/tecnici e – ove previsto – con partner finanziari/intermediari per adempimenti operativi e flussi informativi.
Operare nel rispetto di riservatezza e protezione dei dati (GDPR e policy interne), contribuendo alla corretta gestione di consensi, informative e archivi.

Requisiti

Diploma o laurea (preferibilmente in ambito economico, amministrativo, giuridico, scienze sociali o affini).
Esperienza professionale di almeno 3 anni in ruoli amministrativi/back office e/o desk di servizio (segreteria organizzativa, gestione pratiche, customer care), preferibilmente in contesti con più stakeholder e con gestione diretta di contatti e interazioni con persone (utenti, partner o colleghi).
Ottima precisione nella gestione documentale e capacità di lavorare per scadenze.
Buona padronanza di strumenti digitali (suite…