Secretaresse Bureau Zorgbemiddeling

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het transferproces, waaronder telefoonafhandelingen en diverse administratieve taken. Ben jij een proactieve secretaresse die graag werkt in een gezellige werkomgeving?

De focus bij deze functie ligt op een goede bereikbaarheid van BZU (Bureau Zorgbemiddeling UMC Utrecht) en een eerste screening van alle binnenkomende vragen per mail en telefoon. Dagelijks verwerk je snel en correct alle binnenkomende telefoontjes en e-mails. Daarnaast zijn er veel administratieve taken, waaronder het verwerken van alle aanmeldingen voor transferzorg in Excel en het registreren en verwerken van uitgaande materiaalpakketten.

Het uitgeven van apparatuur in het kader van E-health is ook onderdeel van je functie waarin je intensief samenwerkt met het team van het Medisch Regie Centrum (MRC).

De continue onderbrekingen van de werkzaamheden brengen een uitdagende functie met zich mee! Maar ondanks de onderbrekingen en soms hectische momenten, is er ook tijd en ruimte voor een kop koffie en gezelligheid met het team. Ben jij de secretaresse die graag snel schakelt en snel dingen oppakt? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren!

Vanuit het bureau zorgbemiddeling UMC Utrecht (BZU) organiseren wij alle transferzorg voor het UMC Utrecht en Prinses Maxima Centrum. Ook hebben we een telefonisch zorginformatiepunt, waar patiënten en mantelzorgers zich vóór een opname of behandeling kunnen oriënteren en laten adviseren over de mogelijkheden van zorg na het ziekenhuis. Als BZU verzorgen we de transferzorg voor patiënten vanuit alle divisies, zowel klinisch als poliklinisch.

Door jouw adequate werk als secretaresse kan het transferproces snel en vlekkeloos verlopen: dat klinkt goed, toch?

“We doen het echt samen, en dat is heel fijn werken,’’ legt secretaresse Pauli over deze functie uit. Goed kunnen schakelen en weten wat je wanneer als eerste moet oppakken, zijn volgens haar in deze functie erg belangrijk. “Je moet het echt leuk vinden om snel te kunnen schakelen, want er zijn vaak onderbrekingen in je werkzaamheden in deze functie.” Het geeft Pauli aan het einde van de dag een voldaan gevoel als zij samen met collega’s de klus weer heeft geklaard.

“Dat geeft een kick! Dat de start van een goed transferproces bij ons begint en wij daar een bijdrage aan mogen leveren.”

Je werkt in deze functie samen met drie collega’s waarmee maximale continuïteit wordt nagestreefd van (vooralsnog) maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur met een bezetting van twee secretaresses per dag.

• Je hebt mbo/hbo-denkniveau. Kennis van medische terminologie is een pré.
• Gezien de vele ontwikkelingen op het gebied van transferzorg vind je het een uitdaging om werkprocessen waar nodig aan te passen en projecten secretarieel op te pakken.
• Je bent communicatief, sociaal vaardig en je weet telefonisch goed te reageren en anticiperen op wensen en behoeften van klanten.
• Stressbestendig, flexibel en daadkrachtig omschrijft jou als persoon waardoor je zowel zelfstandig als in teamverband goed kan functioneren.
• Met digitale systemen zoals Microsoft Office kan je moeiteloos omgaan en nieuwe ICT-systemen zie je als een uitdaging. Ervaring met HIX is een pré.

Voor deze vacature hanteren wij geen sluitingsdatum. Zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten wij de vacature. Heb je interesse? Wacht dan niet langer en reageer snel. Wij kijken er naar uit om kennis met jou te maken. Binnen 2 weken na je sollicitatie nemen we contact met je op.