Management Assistent

Functie omschrijving Management Assistent | 32-36 uur

Ben jij een ervaren Management Assistent die energie krijgt van plannen, organiseren en ontzorgen op bestuurlijk niveau? Houd jij moeiteloos meerdere agenda's, acties en deadlines in de lucht en blijf je ook in een dynamische omgeving het overzicht bewaren? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je.

Voor een maatschappelijke organisatie in Utrecht zijn wij op zoek naar een zelfstandige, proactieve en nauwkeurige Management Assistent voor 32 uur per week. In deze parttime, veelzijdige functie ondersteun je twee afdelingsmanagers en zorg je ervoor dat processen, overleggen en besluitvorming soepel verlopen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agenda- en afsprakenbeheer voor twee afdelingsmanagers;
• Prioriteren en bewaken van agenda's en werkzaamheden;
• Plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en afspraken met interne en externe stakeholders;
• Opvragen, verzamelen en bewaken van besluitvormingsstukken;
• Signaleren van knelpunten en bewaken van de voortgang van acties;
• Beheren en verwerken van stukken in het documentmanagementsysteem;
• Afhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie;
• Organiseren van locaties, catering en hotelovernachtingen voor bijeenkomsten en events;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor organisatorische zaken rondom bijeenkomsten;
• Actief bijdragen aan kennisdeling, samenwerking en verbetering van werkprocessen binnen het team;
• Meedenken over standaardisatie van werkwijzen, processen en sjablonen.

Als Managementondersteuner speel je een belangrijke rol binnen een organisatie die zich inzet voor actuele maatschappelijke vraagstukken. Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op hoog niveau en bent een belangrijke schakel in de voorbereiding en organisatie van bestuurlijke processen.

Dankzij jouw organisatietalent, gevoel voor prioriteiten en oog voor detail zorg je ervoor dat werkzaamheden efficiënt verlopen en afspraken worden nagekomen. Tegelijkertijd draag je met jouw ervaring bij aan kwaliteitsverbetering, kennisdeling en continuïteit binnen het team.

Je komt terecht binnen een professioneel team van managementondersteuners dat werkzaam is vanuit Utrecht en Den Haag. Vanuit de locatie Utrecht werk je nauw samen met collega's die zich dagelijks inzetten voor optimale ondersteuning van management en directie.

Je gaat aan de slag bij een organisatie die zich richt op grote maatschappelijke en bestuurlijke vraagstukken in Nederland. Vanuit een verbindende rol werkt de organisatie aan thema's zoals duurzaamheid, leefomgeving, bereikbaarheid en de toekomst van Nederland.

Binnen deze omgeving wordt gewerkt aan complexe vraagstukken met impact. Dat vraagt om professionals die overzicht bewaren, snel schakelen en graag ondersteunen op hoog niveau.

Klinkt dit als jou volgende stap? Dan vertellen we je er graag meer over. Reageer vandaag nog!

Wij zoeken een ervaren management assistent die overzicht houdt, zelfstandig werkt en gemakkelijk schakelt binnen een bestuurlijke omgeving.

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar ervaring als management assistent, secretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Ervaring met complex agendabeheer en bestuurlijke ondersteuning;
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie of bestuurlijke omgeving is een pré;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met administratieve systemen
• Je bent parttime 32 uur per week beschikbaar.

• Je bent organisatorisch sterk en werkt gestructureerd;
• Je behoudt overzicht, ook wanneer meerdere zaken tegelijkertijd spelen;
• Je werkt zorgvuldig en accuraat;
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je werkt prettig samen met collega's en stakeholders;
• Je beschikt over organisatiesensitiviteit;
• Je voelt je thuis in een dynamische en bestuurlijke omgeving;
• Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en komt met oplossingen.

Je komt terecht in een professionele en maatschappelijk relevante organisatie waar samenwerking,…