Teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris

Utrecht heeft jou nodig!
Als teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris werk je in het hart van de bestuurlijke besluitvorming. Je zorgt dat voorstellen zorgvuldig worden voorbereid en dat bestuur en organisatie op het juiste moment over heldere informatie beschikken. Je combineert leidinggeven met scherpe advisering aan de gemeentesecretaris, het college en de ambtelijke top. Zo draag je direct bij aan betrouwbare besluitvorming over de stad.

Team Stafbureau Gemeentesecretaris bestaat uit acht collega’s met uiteenlopenderollen, verantwoordelijkheden en ervaringsniveaus. Zij zorgen onder andere voor agendavorming, kwaliteitstoetsing, archivering, administratie, procesondersteuning en distributie van stukken.

Jij geeft hiërarchisch leiding aan dit team en zorgt samen met de college- en directiesecretarissen voor een soepel en zorgvuldig besluitvormingsproces voor concerndirectie en college: het team als een machinekamer.

Je bent lid van het MT Strategie en Bestuur en plaatsvervangend collegesecretaris. Ook draai je mee in het verplichte crisispiket als verslaglegger in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) bij crises die worden opgeschaald naar GRIP
3. Jouw team is ook verantwoordelijk voor de piketindeling.

Een belangrijk deel van het werk van je team is het bewaken van kwaliteit. Zij zijn de laatste controleur op college-en raadsvoorstellen voordat de gemeentesecretaris akkoord geeft op agendering. Samen met de secretarissen beoordelen jullie of stukken helder, compleet en klaar voor besluitvorming door directie en college zijn.

Je bent adviseur en strategisch gesprekspartner van de college- en directiesecretarissen, de gemeentesecretaris en de organisatie over de bestuurlijke besluitvorming en advisering. Je bent verantwoordelijk voor de breed uitgerolde opleiding Helder en Integraal adviseren. Samen met het hoofd Bestuursondersteuning geef je vorm aan deze ketensturing en leid je de vakgroep die stuurt op de standaarden voor kwaliteit van beleid en advisering.

Daarnaast zorgt je team dat de organisatie goed kan werken met het bestuurlijke besluitvormingsproces. Je maakt nieuwe medewerkers en leidinggevenden hiermee bekend tijdens de onboardingsdagen.

Concreet ga je:

• leidinggeven aan het team Stafbureau en richting geven aan prioriteiten, samenwerking en ontwikkeling;
• met het MT sturen op de brede ontwikkeling van Strategie en Bestuur, waarbij je verantwoordelijk bent voor een afdelingsbreed thema (verzuim, opleidingen, diversiteit etc.);
• met je team de kwaliteit, samenhang en bestuurlijke rijpheid van collegevoorstellen helpen bewaken;
• met de college- en directiesecretarissen en je team zorgen voor een zorgvuldig verloop van agendering, voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van besluitvorming en overige administratieve processen van college en directie;
• de gemeentesecretaris en ambtelijke organisatie adviseren over heldere en integrale besluitvorming.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Bestuursondersteuning binnen het organisatieonderdeel Strategie en Bestuur. Jouw thuisbasis is het stadskantoor van Utrecht, pal naast Utrecht CS.

Binnen Strategie en Bestuur werken ongeveer 45 collega’s aan de ondersteuning en advisering van het college van B&W en de directie. Je valt hiërarchisch onder de manager Bestuursondersteuning en werkt dagelijks midden in het bestuurlijke en ambtelijke hart van de gemeente. Er wordt hard gewerkt in een informele werksfeer, waarbij medewerkers elkaar makkelijk weten te vinden. Onze medewerkers hebben een hoge betrokkenheid bij de stad, het bestuur en bij elkaar.

Je werkt samen met de college- en directiesecretarissen, de gemeentesecretaris, burgemeester en wethouders, de concerndirectie, de griffie, bestuursadviseurs, directeuren, adviseurs bestuurlijke zaken, bestuursassistenten en andere collega’s. Je stemt voortdurend af over kwaliteit, timing en verantwoordelijkheden in het besluitvormingsproces.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende…