Legal PA

Ben jij een ervaren Personal Assistant die graag werkt in een omgeving waar veel gebeurt? Vind je het leuk om de rechterhand te zijn van een ondernemer én tegelijkertijd een belangrijke rol te spelen binnen een ambitieus team? Dan is dit jouw kans. Voor een gespecialiseerde juridische dienstverlener in Utrecht zijn wij op zoek naar een parttime of fulltime Personal Assistant.

Deze functie ontstaat doordat de organisatie zich in een volgende groeifase bevindt. De founder is veel onderweg, schakelt snel en blijft graag betrokken bij alles wat er binnen de organisatie speelt. Daarom zoeken zij iemand die structuur aanbrengt, prioriteiten bewaakt en ervoor zorgt dat zaken daadwerkelijk worden opgepakt en afgerond. Je bent niet verantwoordelijk voor de backoffice, algemene administratie of juridisch inhoudelijke ondersteuning.

Daarvoor zijn al collega's aanwezig. Jouw toegevoegde waarde zit juist in het creëren van overzicht, het bewaken van afspraken en het ontzorgen van zowel de founder als het team.

De werkzaamheden van deze parttime of fulltime functie bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer voor de founder;
• Inbox- en mailboxbeheer, waarbij jij hoofd- van bijzaken weet te onderscheiden;
• Contact onderhouden met cliënten en externe relaties;
• Monitoren van mailboxen van collega's tijdens vakanties en afwezigheid;
• Ondersteunen van de founder bij dagelijkse werkzaamheden en het bewaken van actiepunten;
• Aansluiten bij teamoverleggen en zorgen voor een goede opvolging van afspraken;
• Ondersteunen van collega's bij uiteenlopende organisatorische en ad hoc werkzaamheden;
• Signaleren van inefficiënties en verbeterpunten binnen bestaande processen;
• Creëren van overzicht binnen een dynamische en ondernemende werkomgeving;
• Fungeren als sparringpartner en rechterhand van de founder.

De organisatie kenmerkt zich door het volgende:

• Een gespecialiseerde juridische dienstverlener gevestigd in Utrecht;
• Een relatief jonge organisatie met de dynamiek van een start-up;
• Een team van circa vijftien collega's met ambitieuze groeiplannen binnen de advocatuur;
• Een gemiddelde leeftijd rond de 30 jaar;
• Korte lijnen, weinig hiërarchie en een toegankelijke cultuur;
• Een omgeving waarin kwaliteit, betrokkenheid en ondernemerschap centraal staan;
• Een team bestaande uit juridisch inhoudelijke Assistants, ondersteund door collega’s van de backoffice en administratie;
• Parkeergelegenheid bij kantoor.

Gevraagd

• Minimaal 3 jaar ervaring als Personal Assistant of Executive Assistant;
• Ervaring met complex agendabeheer en inboxmanagement;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring binnen de advocatuur of juridische dienstverlening is een pre, maar geen vereiste;
• Je voelt je prettig binnen een ondernemende omgeving waar niet alles al volledig is ingericht;
• Mentaliteit, persoonlijkheid en ervaring vinden wij belangrijker dan een specifiek opleidingsniveau;
• Een parttime of fulltime beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week.
• Je bent proactief en ziet werk liggen voordat het gevraagd wordt;
• Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht;
• Je durft prioriteiten te stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• Je bent communicatief vaardig en servicegericht;
• Je bent nauwkeurig en kwaliteit staat bij jou hoog in het vaandel/ Je werkt nauwkeurig en hebt een scherp oog voor kwaliteit.
• Je bent zelfstandig, maar voelt tegelijkertijd goed aan wat een team nodig heeft;
• Je houdt niet van inefficiëntie en neemt graag initiatief;
• Je bent betrokken, betrouwbaar en discreet.

• Een bruto maandsalaris tot € 5.000,- op basis van 40 uur, afhankelijk van leeftijd en ervaring;
• Een pensioenregeling;
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• Parkeergelegenheid bij kantoor in Utrecht;
• Veel ruimte om een nieuwe functie naar je toe te trekken en vorm te geven;
• Werken binnen een ambitieus en toegankelijk team;
• Een belangrijke positie binnen een organisatie met stevige groeiambities.