Groepsondersteuner; managementondersteuner

Utrecht heeft jou nodig! Een goed georganiseerde afdeling begint bij een sterk secretariaat. In deze functie combineer je het beste van twee werelden: je bent zowel de organisatorische spil van de afdeling als een belangrijke schakel in de financieel-administratieve processen. Je werkt samen met betrokken collega's, hebt veel contact binnen de organisatie en krijgt volop ruimte om mee te denken en initiatief te nemen.

Dankzij jouw bijdrage kunnen ruim 100 collega's zich inzetten voor het beheer van wegen, speelplekken en technische voorzieningen in Utrecht. Een afwisselende functie met impact, verantwoordelijkheid en een fijne dosis teamgevoel. Nieuwsgierig hoe jij kan bijdragen? Lees snel verder!

Als groepsondersteuner bij Wegen, Constructies en Installaties (WCI) ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling. Je functie is een combinatie van secretariële ondersteuning en financieel-administratieve werkzaamheden. Je ondersteunt het management, teamleiders en collega's bij het organiseren van hun werk, terwijl je ook zorgt voor een correcte verwerking van administratieve en financiële processen. Mede dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en servicegerichte instelling loopt de dagelijkse ondersteuning van de afdeling soepel.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en ondersteunen van vergaderingen, inclusief verslaglegging en het bijhouden van actiepunten.
• Beantwoorden van e-mails en opstellen van brieven, agenda's en andere documenten.
• Verwerken van inkoopopdrachten en controleren en afhandelen van facturen in SAP.
• Ondersteunen van collega's bij uiteenlopende secretariële en administratieve vragen.

Samen met vier collega's vorm je het secretariaat van WCI. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen verschillende werkzaamheden, houdt moeiteloos overzicht en krijgt de ruimte om actief mee te denken en extra taken op te pakken.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR) van de gemeente Utrecht. Deze afdeling zorgt voor het beheer en onderhoud van alles wat inwoners dagelijks gebruiken in de openbare ruimte, zoals wegen, groen, water en technische voorzieningen.

Jij wordt onderdeel van de groep Wegen, Constructies, Spelen en Installaties (WCI), een afdeling van ruim 100 collega's die werkt aan veilige, goed onderhouden wegen, constructies, installaties en speelplekken in de stad.

Je werkt vanuit de locatie aan de Tractieweg. Stadsbedrijven zorgt onder andere voor afvalinzameling, groenonderhoud, sportlocaties, grachten, bomen en riolering. Vrijwel iedere inwoner van Utrecht komt dagelijks in aanraking met het werk van deze organisatie.

Binnen WCI werk je in het secretariaat samen met vier directe collega's. Jullie ondersteunen het groepshoofd, de teamleiders en de medewerkers van de afdeling en zijn een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. De sfeer is betrokken en collegiaal: er wordt hard gewerkt, maar er is ook volop ruimte voor humor en collega's helpen elkaar graag. Daarnaast krijg je de ruimte om initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen, waardoor je werk afwisselend en uitdagend blijft.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Lees hier meer over onze organisatie.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Jij bent in elk geval een nauwkeurige en servicegerichte managementondersteuner die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je brengt structuur aan, houdt overzicht en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Daarnaast werk je graag samen, neem je initiatief en denk je actief mee over verbeteringen.

In je sollicitatie letten we onder andere op de volgende competenties:

Samenwerken: je bent een…