Projectsecretaris Regionale Raadssamenwerking

Utrecht heeft jou nodig!
Utrechtse gemeenten werken intensief met elkaar samen om maatschappelijke opgaven te realiseren. Jij bent nodig om de politieke controle van raadsleden hierop te versterken. In een unieke samenwerking van 25 griffiers en gemeenteraden in de provincie Utrecht, ben jij de organisatorische schakel die ervoor zorgt dat mensen, informatie en processen goed op elkaar aansluiten. Pionier en bouw mee aan een sterk lerend netwerk dat het verschil maakt in onze lokale democratie.

De Regionale Raadssamenwerking Utrecht helpt gemeenteraden in de provincie Utrecht om beter aangehaakt te zijn en invloed te hebben op regionale samenwerkingsverbanden. Hiervoor werken we aan betere informatievoorziening, een groter rolbewustzijn van raadsleden, het organiseren van regionale bijeenkomsten van raadsplatforms, het faciliteren van informatie-uitwisseling tussen raden en het actualiseren van lokale beleidskaders. Als projectsecretaris zorg je dat planning, informatie en organisatie goed op elkaar aansluiten.

Samen met de projectleider, griffiers, en andere betrokkenen houd je overzicht op de korte en lange termijn, verzamel en beheer je informatie, signaleer je verbeterkansen en draag je bij aan een goede uitvoering van het project. Dankzij jouw inzet verlopen bijeenkomsten, informatie-uitwisseling en werkprocessen soepel en bouwen we een robuuste informatie infrastructuur.

Je maakt onderdeel uit van het projectteam van de Regionale Raadssamenwerking Utrecht. Dit team bestaat uit drie leden: de projectleider, de raadsadviseur en jij als projectsecretaris. Als projectteam werk je samen met en voor 25 griffies en gemeenteraden in de provincie Utrecht. Dat vraagt om goede afstemming, flexibiliteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. De afwisseling tussen organiseren, ondersteunen en operationeel adviseren maakt het werk veelzijdig.

Je houdt je onder andere bezig met:

• ondersteunen bij het opstellen, bewaken en actualiseren van projectplanningen;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten voor het projectteam, opdrachtgeversoverleg en griffie werkgroepen;
• plannen en organiseren van regionale bijeenkomsten van raadsplatforms;
• verzamelen van informatie uit verschillende raadsinformatiesystemen;
• beheren van informatie, contactgegevens en communicatiemiddelen van raadsplatforms;
• opstellen en bijhouden van het overzicht van vergaderschema’s van gemeenteraden in de provincie Utrecht;
• adviseren over werkprocessen en bijdragen aan een effectieve en efficiënte uitvoering van werkzaamheden;
• adviseren over de praktische inrichting van raadsinformatiesystemen en hulpmiddelen voor informatie-uitwisseling.

Na een succesvolle pilot gaat de Regionale Raadssamenwerking Utrecht nu de volgendefase in. Hierbij blijven we pionieren en nieuwe inzichten en ervaringen opdoen. Als projectsecretaris heb jij een belangrijke rol in het vormgeven van deze nieuwe fase.

Je hebt een werkplek bij elke griffie en een vast thuis bij de griffie van Utrecht, waar je in dienst komt. De Griffie ondersteunt de gemeenteraad bij het uitvoeren van zijn taken en zorgt ervoor dat raadsleden hun werk goed kunnen doen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Samen werken we aan een sterke lokale democratie in 25 gemeenten in de provincie Utrecht.

Je werkt nauw samen met de projectteamleden, griffiers en griffiemedewerkers en andere betrokkenen uit de regio. Hiervoor reis je regelmatig naar andere gemeenten toe. Daardoor krijg je een goed beeld van hoe lokaal bestuur en regionale samenwerking in de praktijk werken. Binnen het team delen collega's kennis, stemmen zij werkzaamheden af en ondersteunen zij elkaar waar nodig.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij:

• Zelfstandig werkt en zelf initiatief neemt om werkzaamheden te organiseren en verbeteringen voor te stellen.
• Zorgvuldig werkt en oog hebt voor details in planningen, gegevens, stukken en administratieve processen.
• Resultaatgericht werkt door afspraken na te komen, overzicht…