Executive Assistant voor Founder & Partner

Executive Assistant voor Founder & Partner

Ben jij een ambitieuze Executive Assistant die graag werkt in een omgeving waar veel gebeurt? Vind je het leuk om de rechterhand te zijn van een ondernemer én een partner binnen een groeiende juridisch boetiekkantoor? Dan is dit jouw kans. Voor een gespecialiseerde juridische dienstverlener in Utrecht zijn wij op zoek naar een parttime of fulltime Executive Assistant.

Deze functie ontstaat doordat de organisatie zich in een volgende groeifase bevindt. Momenteel ondersteun je voornamelijk de Founder, maar per 1 januari zal ook een nieuwe partner toetreden. Hierdoor ontwikkelt de functie zich naar een een-op-twee ondersteuning. De Founder is veel onderweg, schakelt snel en blijft graag betrokken bij alles wat er binnen de organisatie speelt. Daarom zoeken zij iemand die structuur aanbrengt, prioriteiten bewaakt en ervoor zorgt dat zaken daadwerkelijk worden opgepakt en afgerond.

Naast agenda- en mailboxbeheer speel je een belangrijke rol in het organiseren van projecten, bijeenkomsten en interne initiatieven. Daarnaast ondersteun je bij dossieropbouw, documentbeheer en cliënt gerelateerde administratieve werkzaamheden. Jouw toegevoegde waarde zit in het creëren van overzicht, het bewaken van afspraken en het verder vormgeven van deze nieuwe rol.

De werkzaamheden van deze parttime of fulltime functie bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer voor de Founder en toekomstige partner;
• Inbox- en mailboxbeheer, waarbij jij hoofd- van bijzaken weet te onderscheiden;
• Contact onderhouden met cliënten, stakeholders en externe relaties;
• Bewaken van actiepunten, afspraken en deadlines;
• Organiseren en coördineren van projecten, bijeenkomsten en interne sessies;
• Ondersteunen bij dossieropbouw, documentbeheer en WWFT-gerelateerde werkzaamheden;
• Signaleren van verbeterpunten binnen processen en werkwijzen;
• Creëren van overzicht binnen een dynamische en ondernemende werkomgeving;
• Fungeren als sparringpartner en rechterhand van de Founder en toekomstige partner.

De organisatie kenmerkt zich door het volgende:

• Een gespecialiseerde juridische dienstverlener gevestigd in Utrecht;
• Een relatief jonge organisatie met de dynamiek van een start-up;
• Een team van circa vijftien collega's met ambitieuze groeiplannen binnen de advocatuur;
• Een gemiddelde leeftijd rond de 30 jaar;
• Korte lijnen, weinig hiërarchie en een toegankelijke cultuur;
• Een omgeving waarin kwaliteit, betrokkenheid en ondernemerschap centraal staan;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
• Een nieuw gecreëerde Executive Assistant rol die je grotendeels zelf kunt vormgeven;
• Parkeergelegenheid bij kantoor.

Gevraagd

• Minimaal 3 jaar ervaring als Personal Assistant of Executive Assistant;
• Ervaring met complex agendabeheer en inboxmanagement;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring binnen de advocatuur of juridische dienstverlening is een pre, maar geen vereiste;
• Je voelt je prettig binnen een ondernemende omgeving waar niet alles al volledig is ingericht;
• Mentaliteit, persoonlijkheid en ervaring vinden wij belangrijker dan een specifiek opleidingsniveau;
• Een parttime of fulltime beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week.
• Je bent proactief en ziet werk liggen voordat het gevraagd wordt;
• Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht;
• Je durft prioriteiten te stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• Je bent communicatief vaardig en servicegericht;
• Je bent nauwkeurig en kwaliteit staat bij jou hoog in het vaandel;
• Je bent zelfstandig, maar voelt tegelijkertijd goed aan wat een team nodig heeft;
• Je houdt niet van inefficiëntie en neemt graag initiatief;
• Je bent betrokken, betrouwbaar en discreet.

• Een bruto maandsalaris van € 4.000,- tot € 5.000,- op basis van 40 uur, afhankelijk van leeftijd en ervaring;
• Een pensioenregeling;
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• Parkeergelegenheid bij kantoor in Utrecht;
• Veel ruimte om een nieuwe functie naar je toe te trekken en vorm te geven;
• Werken binnen een ambitieus en toegankelijk team;
• Een belangrijke positie binnen een organisatie met stevige groeiambities.