Medewerker patiëntenadministratie Universiteitskliniek voor Gezelschapsdieren

Medewerker patiëntenadministratie Universiteitskliniek voor Gezelschapsdieren

Wil jij zorgen dat cliënten en verwijzend dierenartsen snel op de juiste plek terechtkomen? Bij het Universitair Dierenziekenhuis combineer je klantcontact met plannen, regelen en patiëntenadministratie. Je werkt op een unieke plek waar specialistische diergeneeskundige zorg, onderwijs en wetenschappelijk onderzoek samenkomen.

Als medewerker klantcontact en patiëntenadministratie ben je een belangrijk aanspreekpunt voor cliënten en verwijzend dierenartsen van de Kliniek voor Gezelschapsdieren. Je werkt op verschillende onderdelen van de patiëntenadministratie, waaronder telefonie en receptie. Daarnaast ondersteunt de afdeling onder meer het voedingsinformatiecentrum, casemanagement en facturatie. Je hebt daardoor veel contact met dierenartsen, specialistische afdelingen en andere collega’s binnen de kliniek.

Aan de telefoon en via e-mail beantwoord je uiteenlopende vragen. Je schat in wat een vraag nodig heeft, bepaalt wat voorrang heeft en zorgt dat informatie en acties bij de juiste persoon terechtkomen. Soms geef je zelf direct antwoord. Je hoeft daarbij niet alles zelf te weten: bij complexe vragen overleg je met een collega of dierenarts. Daarnaast plan en coördineer je afspraken bij de specialistische afdelingen.

Bij de receptie ontvang je cliënten met hun dier. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst, controleert en completeert de inschrijving en helpt cliënten met praktische vragen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beantwoorden van vragen van cliënten en verwijzend dierenartsen via telefoon en e-mail;
• inschatten van de aard en urgentie van vragen en bepalen welke vervolgstap nodig is;
• plannen en coördineren van afspraken en verstrekken van relevante informatie;
• ontvangen en aanmelden van cliënten met hun dier bij de receptie;
• verwerken en prioriteren van e-mails, informatie en gegevens in de patiëntenadministratie;
• afhandelen van aanvragen via de spoedtelefoon en servicelijn voor verwijzend dierenartsen.

Je werkt in een team van ongeveer 25 vaste collega’s, aangevuld met flexibele collega’s. Jullie werken nauw samen en stemmen gedurende de dag veel met elkaar af. Ook heb je veel contact met dierenartsen, specialistische afdelingen en andere teams binnen het Universitair Dierenziekenhuis. Zo zorgen jullie er samen voor dat cliënten en verwijzend dierenartsen goed worden geholpen en de administratieve processen rondom de patiëntenzorg goed verlopen.

Je kunt goed organiseren en regelen. Je houdt overzicht over afspraken, vragen en acties en zorgt dat zaken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. Wanneer het druk is, bepaal je wat voorrang heeft en schakel je gemakkelijk tussen telefoon, e-mail, planning en administratie.

Je werkt in een omgeving waarin veel informatie binnenkomt. Je pakt nieuwe informatie snel op en verwerkt gegevens in een goed tempo én zorgvuldig. Je communiceert duidelijk met cliënten, verwijzend dierenartsen en collega’s en stemt actief af wanneer je anderen nodig hebt om een vraag verder te brengen.

Voor deze functie is het belangrijk dat je:

• informatie en administratieve gegevens snel en nauwkeurig verwerkt en gemakkelijk met digitale systemen werkt;
• duidelijk communiceert, zowel telefonisch als schriftelijk;
• goed samenwerkt en actief afstemt met collega’s en andere afdelingen.
• Een achtergrond als paraveterinair of medisch secretaresse en kennis van medische terminologie kunnen helpen om je de werkzaamheden sneller eigen te maken, maar zijn geen vereiste. Je krijgt ruimte om te leren en je verder te ontwikkelen. Tegelijkertijd pak je nieuwe informatie snel op en leer je veel tijdens het werk, in een omgeving waarin verschillende vragen en werkzaamheden…