Executive Assistant & CEO Office Coordinator CoCircular · Valencia · Híbrido

Executive Assistant & CEO Office Coordinator

CoCircular está buscando un/a Executive Assistant & CEO Office Coordinator para apoyar directamente a la CEO, ordenando, coordinando y ejecutando el día a día de la compañía en una etapa de crecimiento ambiciosa.

• Gestionar la agenda diaria, semanal y mensual de la CEO, coordinando reuniones internas y externas, priorizando, reagendando y protegiendo bloques de foco.
• Preparar briefings, documentación, materiales y contexto previo para reuniones importantes, asegurando que la CEO llegue con objetivos claros.
• Organizar viajes, desplazamientos, reservas e itinerarios, así como gestionar documentación, gastos, firmas y tareas administrativas.
• Preparar borradores de correos electrónicos, documentos, comunicaciones, resúmenes ejecutivos y one‑pagers.
• Preparar agendas de reuniones, tomar notas, redactar actas e identificar acuerdos, responsables y plazos, haciendo seguimiento de tareas, compromisos y decisiones para asegurar que no se pierdan y se convierten en acciones.
• Actuar como punto de coordinación entre la CEO y el equipo, organizando reuniones de dirección, equipo o proyectos, coordinando información entre áreas, detectando bloqueos operativos y escalándolos cuando sea necesario.
• Apoyar proyectos transversales impulsados por la CEO, manteniendo ordenados calendarios, documentos y prioridades.
• Coordinar reuniones con inversores, asesores, socios y clientes estratégicos, preparando documentación previa, haciendo seguimiento posterior y apoyando la logística de reuniones de junta directiva, comités o comités asesores.
• Coordinar newsletters informativas periódicas y comunicaciones de coordinación con stakeholders internos y externos.
• Crear, revisar y ordenar documentos y presentaciones internas y externas, cuidando formato, ortografía, consistencia y uso de plantillas corporativas.
• Organizar documentación en Drive, Notion u otras herramientas digitales.
• Cuando aplique, apoyar en operaciones de oficina: proveedores, suministros, visitas, salas, eventos internos, offsites, workshops, onboarding logístico de nuevas incorporaciones y control básico de gastos de oficina.

• Cuentas con entre 2 y 5 años de experiencia en roles de Executive Assistant, Office Manager, Project Coordinator, Operations Assistant, Personal Assistant, Business Assistant o similares.
• Será muy valorable que hayas trabajado en startups, scale‑ups, consultoría, entornos tecnológicos o empresas de alto crecimiento.
• Tienes nivel alto de español e inglés, excelente redacción y muy buena comunicación.
• Dominas Google Workspace, herramientas digitales y te manejas con soltura con herramientas de IA.
• Eres una persona organizada, resolutiva y proactiva, con alta atención al detalle y capacidad para gestionar varias prioridades a la vez.
• Trabajas con autonomía, criterio y discreción absoluta.
• Te adaptas bien a los cambios, sabes trabajar bajo presión y mantienes una buena presencia profesional.
• Se valorará positivamente que tengas experiencia coordinando agendas de CEOs, fundadores o alta dirección.
• También será un plus que conozcas herramientas como Notion, Slack, Asana, Click Up, Hub Spot, Holded, Factorial o similares.
• Aportas capacidad de síntesis y análisis, y te interesa el emprendimiento, la tecnología, la innovación o la inversión.
• Tienes mentalidad de servicio, inteligencia emocional, orientación a soluciones y capacidad de seguimiento.

• Que seas una persona que aporta orden, foco y ritmo al día a día de la CEO y de la compañía.
• Que tengas la capacidad de anticiparte, priorizar con criterio y hacer seguimiento de los temas importantes sin que nadie tenga que recordártelo.
• Que conviertas reuniones, ideas y decisiones en acciones concretas, ayudando a que las prioridades avancen y no se queden en el aire.
• Que comuniques con claridad, elegancia y sensibilidad, cuidando tanto el contenido como las formas.
• Que seas una persona discreta, confiable y con alto sentido de ownership, capaz de manejar información sensible con rigor y responsabilidad.
• Que ayudes a que CoCircular funcione con más fluidez, menos fricción y más capacidad de ejecución.