Bestuurssecretaresse

De organisatie

Amarosa, een organisatie met 400 medewerkers is een warme en vooruitstrevende ouderenzorgorganisatie in Wassenaar waar persoonlijke aandacht en kwaliteit van zorg centraal staan. Vanuit een liefdevolle en deskundige benadering ondersteunt Amarosa ouderen bij het behouden van regie over hun eigen leven. Thuis, op één van de zorglocaties, bij de dagbesteding of in de ontmoetingspunten. De organisatie kenmerkt zich door saamhorigheid, betrokken medewerkers en een eigentijdse visie op zorg, met oog voor zowel de kleine als de grote momenten die het leven waardevol maken.

Je werkt in een bestuurlijke en managementcontext waarin agenda’s, onderwerpen en belangen samenkomen. Je ondersteunt zowel de bestuurder als de manager bedrijfsvoering en bewaakt samenhang, prioriteit en timing over meerdere agenda’s heen. Je signaleert wanneer onderwerpen extra afstemming, voorbereiding of herpositionering vragen en draagt eraan bij dat er effectief, gefocust en goed voorbereid gewerkt kan worden.

In deze functie ben je de rechterhand van de bestuurder en ondersteun je de manager bedrijfsvoering bij alle voorkomende werkzaamheden op inhoudelijk, organisatorisch en signalerend gebied. De cultuur binnen de organisatie is dynamisch, open en inclusief. Hoewel wij in onze carrière bij veel organisaties te gast zijn geweest, staat deze organisatie voor ons in de top vijf van prettige, sociale, professionele en impactvolle werkgevers.

In deze rol werk je samen met uiteenlopende collega’s, leveranciers en stakeholders, wat zorgt voor een rijke uitwisseling van kennis en ervaringen. De sfeer is informeel en collegiaal, met ruimte voor een goed gesprek of een helpende hand. Je wordt hier niet alleen gezien, maar ook écht gewaardeerd om wie je bent en wat je bijdraagt aan het gezamenlijke doel.

In deze veelzijdige functie vorm jij samen met de management assistent het kloppend hart van het secretariaat. Jullie zijn het eerste aanspreekpunt en zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat het bestuur en het management team optimaal kunnen functioneren, waarbij jij de rechterhand van de bestuurder bent en jouw collega twee senior managers ondersteunt. Je werkt nauw samen met de bestuurder en ondersteunt haar bij alle voorkomende werkzaamheden.

Je bent een proactieve en betrokken sparringpartner die actief mee- en vooruitdenkt, signaleert, coördineert en zorgt voor rust en overzicht. Daarnaast ondersteun je de manager bedrijfsvoering bij alle voorkomende werkzaamheden.

Het takenpakket is breed en afwisselend:

• Je beheert de complexe en vaak veranderende agenda van de bestuurder, plant afspraken in, verzorgt diverse overleggen (o.a. RVT, MT, OR, etc.) verzamelt relevante informatie en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is, van het boeken van spreekkamers tot het verzorgen van de catering. Je houdt rekening met de drukte van de dag, voorbereidings- en reistijd.
• Je notuleert (kort, krachtig en inhoudelijk sterk) diverse overleggen, waarbij je hulpmiddelen, zo-als AI kan inzetten.
• Je vraagt gegevens op, bewaakt belangrijke deadlines en zorgt ervoor dat dossiers altijd compleet en up-to-date zijn.
• Je bent het eerste aanspreekpunt aan de telefoon en ontvangt gasten op een warme, professionele manier.
• Je verzorgt zelfstandig de correspondentie, waarbij je helder en zorgvuldig communiceert.
• Je organiseert mede (externe) bijeenkomsten en zorgt dat deze soepel verlopen, van de voorbereiding tot de afronding.
• Samen met de management assistent ben je verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking van het secretariaat en draag je actief bij aan het verbeteren van werkprocessen. Uiteraard vervang je elkaar onderling bij afwezigheid en spring je bij waar nodig bij tijdens piekbelasting.
• Je denkt mee over en helpt bij de invoering van nieuwe werkwijzen, waarbij jouw frisse blik en ideeën voor vernieuwing van harte welkom zijn.
• Kortom: in deze functie krijg je de kans om het verschil te maken binnen een innovatieve organisatie die volop in beweging is, waar jouw inzet en ideeën gewaardeerd worden.

Is een directiesecretaresse / bestuurssecretaresse…