Asistente Administrativo

Beneficios

• Partidos de la empresa
• Seguro dental
• Uniformes gratuitos
• Seguro médico
• Tiempo libre remunerado
• Permiso por paternidad
• Formación y desarrollo
• Seguro de visión
• 401(k)

Reportando al Director de Operaciones, el Asistente Administrativo trabajará estrechamente con el personal de Meryl's Safe Haven, apoyando los refugios en Worcester, y proporcionará apoyo para garantizar un funcionamiento eficiente en el entorno de oficina. Este puesto implica hacer varias cosas a la vez entre las responsabilidades de recepción y asistir al personal según sea necesario.

• Sirve como primer punto de contacto gestionando la recepción, saludando a familias y visitantes, y respondiendo a llamadas y consultas entrantes
• Realizar funciones administrativas clave como archivo, introducción de datos, gestión documental, programación de citas y seguimiento de inventarios
• Proporcionar apoyo administrativo y de programación al Director de Operaciones (COO) y al Coordinador de Servicios, incluyendo la coordinación de citas familiares y actividades del programa
• Preparar y ayudar con correspondencia, informes y presentaciones para apoyar las operaciones organizativas
• Mantener registros precisos mediante el uso de sistemas y bases de datos informatizados, garantizando una entrada de datos oportuna y conforme
• Ofrecer un servicio al cliente de alta calidad asegurando procedimientos adecuados de inicio de sesión y un entorno acogedor y profesional
• Apoyar las operaciones del programa ayudando al personal con tareas como la orientación de nuevas familias, revisiones de habitaciones y la finalización de la documentación requerida según sea necesario
• Monitorizar los niveles de inventario y coordinar el pedido de suministros de oficina y de programas para garantizar la continuidad de las operaciones

• Se requiere diploma de bachillerato o equivalente;
  Se prefiere un título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Servicios Humanos o un campo relacionado
• Se requiere un mínimo de 1 a 3 años de experiencia administrativa, de soporte de oficina o atención al cliente
• Se prefiere experiencia trabajando en un entorno de servicios humanos, refugios, sanidad o organización sin ánimo de lucro
• Sólidas habilidades organizativas con la capacidad de gestionar múltiples tareas, priorizar eficazmente y cumplir plazos en un entorno acelerado
• Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y comodidad con sistemas de bases de datos, introducción de datos y registro electrónico
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo etiqueta profesional por teléfono y correo electrónico
• Capacidad demostrada para mantener la confidencialidad y manejar información sensible de manera profesional
• Gran atención al detalle y precisión en la documentación, programación e informes
• Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como colaborativa como parte de un equipo multidisciplinar
• Actitud profesional con una fuerte orientación al servicio al cliente al interactuar con familias, personal y socios externos
• Capacidad para adaptarse a prioridades cambiantes y apoyar las necesidades operativas, incluyendo la cobertura de las responsabilidades de recepción y los turnos abiertos según sea necesario
• Asistencia fiable y puntualidad en línea con las expectativas organizativas

• Bilingüe (español/inglés u otros idiomas relevantes para la población a la que se atende)
• Conocer HMIS, ETO o sistemas similares de gestión de casos/datos es una ventaja
• Se prefiere experiencia apoyando al personal ejecutivo o coordinando horarios entre múltiples partes interesadas