Leiter*in Administration

In dieser Funktion stellen Sie stabile administrative Abläufe sicher, schaffen Übersicht über dokumenten- und prozessrelevante Themen und tragen wesentlich dazu bei, dass die Geschäftsleitung operativ entlastet wird. Sie wirken an der Weiterentwicklung interner Strukturen mit und übernehmen eine zentrale Koordinations- und Vertrauensrolle an der Schnittstelle zwischen Administration, Recht und Finance.

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Dokumenten- und Vertragsmanagements
• Administrative Abwicklung von Krediten inklusive Fristen- und Terminüberwachung
• Koordination und laufender Austausch mit Kreditnehmern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Notaren sowie Behörden
• Handling und Übersicht von Schuldbriefen und grundbuchrelevanten Unterlagen
• Sicherstellung sauberer, nachvollziehbarer Prozesse und klarer Abläufe
• Erstellung und Pflege von Übersichten und administrativem Reporting für die Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und Strukturen

• Ausbildung zweitrangig – relevante Erfahrung ist entscheidend
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativ geprägten Funktion, idealerweise bei:
  • einer Behörde / einem Amt
  • einem Notariat oder einer Anwaltskanzlei
  • einer Bank (Backoffice / Kreditadministration)
  • einer Immobilienverwaltung oder Treuhandgesellschaft
• Sehr gutes Verständnis für Dokumenten- und Vertragsmanagement
• Erfahrung im Umgang mit Grundbuch, Schuldbriefen und kreditbezogenen Unterlagen
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Übersichten und administrativem Reporting
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil), Englisch und Französisch auf Grundniveau
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Google Sheets, CRM-Systeme; Offenheit für neue Tools)

• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigenverantwortung im definierten Aufgaben bereich
• Pragmatisch und lösungsorientiert, auch bei hohem Arbeitstempo
• Kommunikationsstark im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Belastbar, diskret und vertrauenswürdig

• Unbefristete Festanstellung (80–100 %)
• Hybrides Arbeitsmodell (Büro und Homeoffice)
• Fixlohn mit leistungsabhängigem Bonus (individuelle Leistung)
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Moderne Arbeitsmittel und klare Entwicklungsperspektive
• Möglichkeit zum Ausbau der Funktion in Richtung Senior- bzw. Lead-Rolle mit späterer personeller Verantwortung