Office & Business Coordinator (m​/w​/d), ca. 50

Arbeitsort Zug | Festanstellung | Teilzeit ca. 50 % | Arbeitszeiten überwiegend vormittags Eine Position mit Perspektive

Du möchtest nicht einfach einen klassischen Office-Job, sondern eine Aufgabe, in der du Verantwortung übernehmen, Einblick in ein internationales Handelsunternehmen gewinnen und dich Schritt für Schritt weiterentwickeln kannst?

Bei uns arbeitest du nah am Team und am Tagesgeschäft, übernimmst von Beginn an eigene organisatorische und administrative Themen und unterstützt bei internen Projekten. Dabei soll deine Rolle mit dir wachsen:
Perspektivisch kannst du zusätzliche Verantwortung übernehmen – unter anderem im Zusammenhang mit dem geplanten Aufbau unseres neuen Standorts in Genf.

Die Select Energy AG ist ein unabhängiges Energiehandelsunternehmen mit Sitz in Zug und Teil der international tätigen, privat geführten SELECT Gruppe. Seit ihrer Gründung im Jahr 1997 ist die Gesellschaft im internationalen Handel mit Rohöl und Mineralölprodukten tätig.

Wir verbinden langjährige Marktkenntnis mit kurzen Entscheidungswegen, unternehmerischem Denken und einem internationalen Arbeitsumfeld. Bei uns arbeitest du in einem überschaubaren Team, erhältst Einblick in unterschiedliche Bereiche des Unternehmens und kannst zunehmend eigene Verantwortung übernehmen.

Dein Aufgaben bereich ist vielseitig und soll sich mit deiner Erfahrung und deinen Interessen weiterentwickeln. Dazu gehören insbesondere:

• Office & Business Coordination: Du sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass die organisatorischen und administrativen Abläufe in unserem Zuger Büro effizient funktionieren.
• Unterstützung von Projekten: Du übernimmst Recherche- und Koordinationsaufgaben und unterstützt bei verschiedenen internen und gruppenweiten Projekten.
• Aufbau Standort Genf: Im Hinblick auf die geplante Eröffnung unseres Büros in Genf unterstützt du bei organisatorischen und administrativen Themen und kannst perspektivisch Verantwortung für die Koordination des Standorts übernehmen.
• Administration & Korrespondenz: Du bearbeitest allgemeine Korrespondenz, Dokumente, Post- und Kuriersendungen und unterstützt das Team bei unterschiedlichen administrativen Aufgaben.
• Lieferanten & Office Services: Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen und Bürobedarf und kümmerst dich um die dazugehörige Rechnungsprüfung und Dokumentation.
• Travel Management: Bei Bedarf unterstützt du bei der Reiseorganisation und übernimmst die Ferienvertretung im Travel Management.
• Gäste & Meetings: Wenn Kunden oder Geschäftspartner bei uns zu Gast sind, unterstützt du bei deren Betreuung sowie bei der Organisation und Vorbereitung von Meetings.

Wir suchen weniger einen bestimmten Lebenslauf als eine engagierte Persönlichkeit, die lernen und Verantwortung übernehmen möchte.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• eine kaufmännische Ausbildung, erste Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringst;
• gerne selbstständig arbeitest, Initiative zeigst und Dinge proaktiv anpackst;
• organisiert bist und auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick behältst;
• Interesse daran hast, ein internationales Unternehmen und seine Geschäftsabläufe kennenzulernen;
• sicher mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, umgehen kannst;
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse mitbringst;
• Französisch sprichst oder gute Französischkenntnisse mitbringst – insbesondere mit Blick auf unseren zukünftigen Standort in Genf ist dies ein grosser Vorteil;
• professionell und unkompliziert mit Kollegen, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern kommunizierst;
• neugierig bist und Lust hast, deinen Verantwortungsbereich mit der Zeit auszubauen.

Wir suchen jemanden, der zunächst die organisatorischen und administrativen Abläufe unterstützt, aber nicht dauerhaft auf diese Aufgaben beschränkt bleiben möchte. Wenn du Initiative zeigst, kannst du zusätzliche Verantwortung, Projekte und Themen übernehmen.

Mit dem geplanten Aufbau unseres Standorts in Genf entsteht ein zusätzlicher Verantwortungsbereich, den du von Anfang an mitbegleiten und perspektivisch aktiv…