Operations & Office Manager

Operations & Office Manager (80–100%)

Standort: Zürich
Eintritt: nach Vereinbarung

myndset begleitet Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Situationen – von Berufsintegration/IV-Coaching über sozialpädagogische Familienhilfe bis zu schulischen Timeouts und einer Tagesschule
. Wir arbeiten verbindlich, professionell und mit hohen Qualitätsansprüchen.

Zur Entlastung der Geschäftsleitung suchen wir eine administrative Schlüsselperson, die den Überblick behält und sicherstellt, dass organisatorisch alles rund läuft.

• Administration und Koordination für vier Angebote:

  • Berufsintegration (IV-Coaching)

  • Sozialpädagogische Familienhilfe

  • Timeout (Myndsetting)

  • Tagesschule (Myndsetting)

• Drehscheibenfunktion:
  Triage von Anfragen, Koordination interner Abläufe und externer Schnittstellen

• Termin- und Korrespondenzmanagement sowie Protokollführung inkl. Nachverfolgung von Aufgaben

• Koordination von Fristen, Pendenzen und Dokumenten;
  Sicherstellen vollständiger Unterlagen

• Pflege und Strukturierung von digitalen Dossiers und Vorlagen (Microsoft 365)

• Unterstützung bei administrativen Prozessen rund um Leistungsnachweise/Abrechnungen

• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Standards, Vorlagen und effizienten Workflows

• Pragmatischer Einsatz von KI-Tools (z.B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Vorlagen) – datenschutzkonform

• Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Office/Operations Management, Administration/Koordination, GL-Assistenz o.ä.)

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Sicheres, professionelles Auftreten sowie stilsichere schriftliche Kommunikation

• Sehr gute Kenntnisse in M365 (Outlook, Teams, Planner, SharePoint/One Drive etc.)

• Digitale Affinität inkl. KI-Kompetenz: Sie nutzen KI im Alltag effizient und verantwortungsvoll

• Hohe Diskretion und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Daten

• Strukturierte, pragmatische Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo

• Eine zentrale Rolle mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege

• Sinnstiftende Arbeit in einem professionellen Umfeld