Office & Operations Manager:in mit Sales Executive Support

Office & Operations Manager:in mit Sales- & Executive Support
Eriya AG ist Spezialist für alternative Anlagen und ein FINMA-lizenzierter Vermögensverwalter. Wir verbinden Investment-Expertise mit einem kompromisslosen Serviceanspruch. Unsere Kundschaft sind Asset Manager, Family Offices, unabhängige Vermögensverwalter, Banken und professionelle Investoren, die Investment-Services aus einer Hand suchen. In dieser Rolle bist du die zentrale Drehscheibe zwischen Geschäftsführung, Team und Geschäftspartnern. Du sorgst dafür, dass unsere Kundenerlebnisse „on point“ sind, dass maximal entlastet wird – und Sales-/ Client-Themen sauber vorbereitet, umgesetzt und nachverfolgt werden.

Kurz gesagt, dass der Laden läuft.

• Executive-Assistenz & Tagesgeschäft
  • Telefon, Agenda- und Reise-/Reservationen, E-Mail-Koordination, Spesen
  • Unterlagen erstellen und finalisieren (Präsentationen, Briefings, Meeting-Packs)
  • Sitzungen koordinieren inkl. Vor- und Nachbereitung (Traktanden, Protokoll/Notes, Follow-ups, Task-Management)
• Client Service (Premium)
  • Erste Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden (telefonisch & vor Ort) – professionell, herzlich, verbindlich
  • Meetings end-to-end organisieren:
    Terminierung, Räume, Unterlagen, Hospitality, Nachbereitung/Next Steps
  • Sicherstellen, dass Antworten, Unterlagen und Rückmeldungen schnell und in Top-Qualität rausgehen
• Sales Support & Pipeline-Organisation
  • Vorbereitung von Kundenterminen und Pitches (Unterlagen, Daten, Updates, Versand)
  • Relationship Manager unterstützen mit Unterlagen, Follow-ups und Struktur (kein Kaltakquise)
  • Sales-/Kundeninformationen pflegen und strukturieren (z. B. CRM/Listen/Reports – je nach Setup)
  • Leads in professionelle Prozesse umsetzen (Request Intake, interne Koordination, Rückmeldungen)
• Onboarding, Prozesse & Schnittstellen
  • Kontoeröffnungen koordinieren inkl. Dokumenten-Checks und Nachfassen
  • Compliance-Anfragen bearbeiten bzw. koordinieren (ohne Verantwortung) im Rahmen der definierten Prozesse
  • Schnittstelle zu Buchhaltung/Rechnungswesen, Compliance und externen Partnern
  • Office Management und allgemeine Administration (Dokumentenpflege, Korrespondenz, Büromaterial)

• Bankausbildung (oder vergleichbarer Background im Wealth-/Asset-Umfeld)

• 3–5 Jahre Erfahrung in Assistenz / Client Service / Sales Support / Middle Office – idealerweise
• Sehr gute MS-Office Skills (Outlook, Excel, PowerPoint); schnell, sauber, strukturiert
• Schweizerdeutsch Muttersprache, Englisch sehr gut (mündlich & schriftlich)
• Diskret, zuverlässig und serviceorientiert – bei Tempo und parallelen Themen ruhig
• Klare und freundliche Kommunikation, hoher Qualitätsanspruch („ownership“ statt „nur erledigen“)

• Nähe zum Geschäftsführer, kurze Entscheidungswege, echte Verantwortung
• Gestaltungsspielraum in einer Rolle mit Sichtbarkeit und Impact
• Flexible Arbeitsgestaltung, 6 Wochen Ferien, attraktive Konditionen
• Modernes, motiviertes Team und ein wachsender Markt, der aktuell extrem spannend ist
• Prime
  
  Location:
  
  Zürich Bellevue

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• Zürich, CH